Mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh: tải file và hướng dẫn điền
Đăng ký lại khai sinh là thủ tục dành cho người đã từng được đăng ký khai sinh nhưng sổ gốc và bản chính đều không còn. Đây là việc khác hẳn với xin trích lục — trích lục chỉ cấp được khi sổ gốc vẫn còn lưu. Nếu UBND trả lời “không còn thông tin khai sinh trên sổ gốc” thì bạn đang thuộc diện phải đăng ký lại.
Điểm chính cần nhớ
- Dùng Tờ khai đăng ký lại khai sinh ban hành kèm Thông tư 04/2024/TT-BTP. Đây là mẫu riêng, không dùng chung với tờ khai đăng ký khai sinh lần đầu.
- Nộp tại UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, hoặc nơi bạn đang cư trú. Từ 01/7/2025 không còn thẩm quyền ở cấp huyện, kể cả trường hợp có yếu tố nước ngoài.
- Điều kiện bắt buộc: việc khai sinh đã được đăng ký trước ngày 01/01/2016 và sổ hộ tịch cùng bản chính đều không còn.
- Đây là chỗ hồ sơ hay bị trả: bạn phải nộp giấy tờ có nội dung về họ tên, ngày sinh, quê quán được lập trước thời điểm đăng ký lại. Không có giấy tờ nào thì không đăng ký lại được.
- Thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc. Trường hợp phải xác minh ở nơi khác thì không quá 25 ngày.
Cập nhật sắp tới — từ 01/3/2027 nộp hồ sơ dễ dàng hơn nhiều. Khoản 1 Điều 8 Luật Hộ tịch 2026 cho phép đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã bất kỳ, không phụ thuộc nơi cư trú. Với thủ tục đăng ký lại khai sinh thì đây là thay đổi đáng kể, vì hiện nay khâu mất thời gian nhất là gửi văn bản xác minh về nơi đăng ký cũ. Điều kiện đi kèm là dữ liệu hộ tịch đã có trong hệ thống, hoặc còn bản chính giấy tờ, hoặc còn thông tin trong sổ hộ tịch giấy. Xem 10 điểm mới của Luật Hộ tịch 2026.
Mục Lục
Phân biệt đăng ký lại với trích lục và đăng ký quá hạn
Ba thủ tục này hay bị nhầm, và nhầm thì đi sai cửa ngay từ đầu.
| Tình huống của bạn | Thủ tục đúng |
|---|---|
| Đã đăng ký khai sinh, sổ gốc vẫn còn, chỉ mất bản chính | Xin trích lục — nhanh, 01 ngày làm việc |
| Đã đăng ký khai sinh, sổ gốc và bản chính đều mất | Đăng ký lại — thủ tục trong bài này |
| Chưa từng đăng ký khai sinh | Đăng ký khai sinh quá hạn — dùng tờ khai đăng ký khai sinh thông thường |
Xem thêm: Trích lục giấy khai sinh — xin ở đâu, cần giấy tờ gì
Mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh
Tải mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh
Cách điền từng mục
| Mục | Cách điền |
|---|---|
| Kính gửi | UBND xã, phường nơi đã đăng ký khai sinh trước đây. Nếu địa giới hành chính đã thay đổi thì ghi tên đơn vị hiện tại |
| Họ tên người yêu cầu | Người trực tiếp đi làm. Đăng ký lại cho bản thân thì ghi tên mình |
| Quan hệ với người được đăng ký lại | Bản thân, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột, hoặc người được ủy quyền |
| Phần khai về người được đăng ký lại | Họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán — ghi đúng như trên giấy tờ cũ đang có |
| Phần khai về cha, mẹ | Họ tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú tại thời điểm sinh con |
| Nơi đăng ký khai sinh trước đây | Mục quan trọng nhất. Ghi càng cụ thể càng tốt — tên xã, huyện, tỉnh theo địa danh thời điểm đó |
| Giấy tờ nộp kèm | Liệt kê đủ các giấy tờ dùng làm căn cứ |
Về mục nơi đăng ký trước đây. Nhiều người ghi theo tên đơn vị hành chính hiện tại vì không nhớ tên cũ. Điều này khiến cán bộ không tra được sổ. Nếu không nhớ chính xác, ghi theo địa danh thời điểm sinh và nêu rõ trong tờ khai rằng địa giới đã thay đổi — cán bộ sẽ hỗ trợ tra cứu.
Giấy tờ làm căn cứ đăng ký lại
Đây là phần quyết định hồ sơ được chấp thuận hay không. Bạn phải chứng minh được thông tin khai sinh bằng giấy tờ lập trước thời điểm đăng ký lại.
- Bản sao giấy khai sinh cũ — dù là bản photo không chứng thực vẫn có giá trị tham khảo, đây là giấy tờ có trọng lượng nhất;
- Sổ hộ khẩu cũ, giấy tờ về cư trú có ghi thông tin khai sinh;
- Học bạ, bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận do cơ sở giáo dục cấp;
- Hồ sơ cán bộ, sổ bảo hiểm xã hội, lý lịch đảng viên;
- Giấy tờ khác có nội dung về họ tên, ngày sinh, quê quán, cha mẹ.
Không có giấy tờ nào thì sao? Trường hợp này không đăng ký lại được theo thủ tục thông thường. Bạn cần liên hệ luật sư để xem xét phương án khác — có thể phải yêu cầu toà án xác định sự kiện sinh, hoặc dùng văn bản cam đoan kèm xác nhận của người làm chứng tuỳ hoàn cảnh.
Trình tự thực hiện
- Chuẩn bị hồ sơ gồm tờ khai và các giấy tờ làm căn cứ;
- Nộp tại UBND cấp xã nơi đã đăng ký trước đây hoặc nơi cư trú;
- Cơ quan kiểm tra và xác minh. Nếu nộp tại nơi cư trú khác với nơi đăng ký cũ, UBND phải gửi văn bản đề nghị xác minh — đây là khâu kéo dài thời gian nhất;
- Nhận giấy khai sinh mới. Giấy cấp lại có giá trị như bản chính ban đầu.
Về thời gian thực tế. Quy định là 05 ngày làm việc, kéo dài không quá 25 ngày nếu phải xác minh. Nhưng thực tế phụ thuộc vào tốc độ phản hồi của UBND nơi đăng ký cũ — có trường hợp mất vài tháng vì nơi cũ không còn hồ sơ hoặc chậm trả lời.
Ba tình huống hay vướng
Địa giới hành chính đã sáp nhập. Sau các đợt sáp nhập tỉnh và xã, nhiều nơi đăng ký khai sinh cũ giờ thuộc đơn vị khác. Bạn nộp tại UBND cấp xã hiện quản lý địa bàn đó — nếu không rõ là nơi nào, hỏi tại UBND nơi cư trú để được hướng dẫn.
Thông tin trên các giấy tờ cũ không khớp nhau. Ví dụ học bạ ghi một ngày sinh, sổ bảo hiểm ghi ngày khác. Khi đó cán bộ sẽ lấy theo giấy tờ lập sớm nhất. Nếu bạn muốn dùng thông tin khác thì phải cải chính sau khi đã có giấy khai sinh mới.
Người đang ở nước ngoài. Vẫn đăng ký lại được, ủy quyền cho người thân ở Việt Nam thực hiện. Với người thân ruột thịt thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực theo Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP.
Xem thêm: Đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài cho Việt kiều · Trích lục giấy khai sinh cho Việt kiều
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký lại khai sinh có được thay đổi thông tin không?
Chào bạn, không. Đăng ký lại là khôi phục đúng thông tin đã đăng ký trước đây. Muốn đổi thông tin thì làm thủ tục cải chính sau, xem mẫu tờ khai cải chính hộ tịch.
Tờ khai có cần công chứng không?
Chào bạn, không cần. Bạn ký trước mặt công chức tư pháp – hộ tịch khi nộp hồ sơ.
Khai sinh đăng ký sau năm 2016 có đăng ký lại được không?
Chào bạn, không. Từ 01/01/2016 dữ liệu hộ tịch được lưu trên hệ thống điện tử nên luôn tra được — trường hợp của bạn là xin trích lục, không phải đăng ký lại.
Giấy khai sinh cấp lại có khác bản gốc không?
Chào bạn, về giá trị pháp lý thì không khác. Giấy mới ghi nhận đây là đăng ký lại, nhưng dùng được trong mọi giao dịch như bản chính ban đầu.
Tờ khai chỉ là một phần của hồ sơ. Phần quyết định hồ sơ đăng ký lại có được giải quyết hay không là giấy tờ làm căn cứ. Nếu bạn không còn giấy tờ nào ghi thông tin khai sinh cũ, xem dịch vụ làm lại giấy khai sinh.
Lời kết
Như vậy, điều quyết định không phải tờ khai mà là giấy tờ làm căn cứ. Có bản photo giấy khai sinh cũ thì hồ sơ gần như chắc chắn được giải quyết; chỉ có học bạ hoặc sổ bảo hiểm thì khó hơn nhưng vẫn làm được; không có gì cả thì phải tìm phương án khác.
Nếu bạn đang vướng ở khâu xác minh — UBND nơi cũ không phản hồi, hoặc địa giới đã sáp nhập không rõ nộp ở đâu — đây là nhóm việc Luật Nhật Thư xử lý thường xuyên. Xem dịch vụ làm giấy khai sinh hoặc liên hệ để được tư vấn trước.
Thông tin liên hệ
✅ Công ty Luật Nhật Thư
📞 088.6798.458 (gọi / Messenger)
💬 Nhắn Zalo OA Luật Nhật Thư
📩 luatnhatthu@gmail.com
🏛 Biệt thự Lotus 50, Tòa nhà EuroWinDow River Park, xã Đông Anh, TP. Hà Nội
Cần làm thủ tục này?
Gửi ảnh giấy tờ qua Zalo hoặc gọi hotline. Luật sư xem rồi báo lại hồ sơ cần những gì, nộp ở đâu, mất bao lâu và hết bao nhiêu.
