Apostille là gì? Chứng nhận Apostille từ 11/9/2026: Giấy tờ nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự?

Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức áp dụng chứng nhận Apostille theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Một con dấu Apostille của Bộ Ngoại giao thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự hai bước trước đây — nhưng chỉ có giá trị với các nước là thành viên Công ước La Hay 1961. Với những nơi không phải thành viên, mà trường hợp quan trọng nhất với người Việt Nam là Đài Loan, quy trình cũ vẫn giữ nguyên. Bài viết này phân biệt rõ hai nhóm đó.

Apostille là gì và vì sao từ 11/9/2026 mới áp dụng

Trước đây, một giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp muốn sử dụng được ở nước ngoài phải đi qua hai lần xác nhận: Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận chữ ký và con dấu, sau đó cơ quan đại diện của nước sở tại tại Việt Nam hợp pháp hóa. Chiều ngược lại cũng vậy. Hai bước, hai cơ quan, hai lần chờ.

Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài rút quy trình đó xuống còn một bước duy nhất: cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ đóng một con dấu chuẩn hóa gọi là Apostille. Các nước thành viên còn lại công nhận trực tiếp con dấu này, không đòi hỏi thêm bất kỳ bước hợp pháp hóa nào.

Việt Nam gia nhập Công ước và ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 để thực thi. Nghị định có hiệu lực từ ngày 11/9/2026.

Một điểm cần nắm ngay từ đầu, vì đây là nguồn gốc của phần lớn hiểu nhầm: Apostille chỉ xác thực chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ. Apostille không xác nhận nội dung giấy tờ là đúng, và không làm cho giấy tờ đó tự động phát sinh hiệu lực pháp lý tại nước ngoài.

Hai chiều giấy tờ – Việt Nam và nước ngoài

Nghị định điều chỉnh cả hai chiều, và mỗi chiều do một cơ quan khác nhau xử lý.

Chiều giấy tờ	Ví dụ thường gặp	Ai đóng dấu Apostille
Việt Nam ra nước ngoài	Bản án ly hôn của Tòa án Việt Nam, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, phiếu lý lịch tư pháp mang đi dùng ở nước ngoài	Bộ Ngoại giao Việt Nam
Nước ngoài về Việt Nam	Giấy đăng ký kết hôn cấp tại Hàn Quốc, bản án ly hôn của tòa án Trung Quốc, giấy xác nhận độc thân cấp ở nước ngoài	Cơ quan có thẩm quyền của chính nước cấp giấy tờ. Việt Nam tiếp nhận, không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự thêm

Theo Điều 10,Nghị định 293/2026, Danh mục giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp Apostille:

1. Giấy tờ do cơ quan tố tụng cấp như: Tòa án, viện kiểm sát, cơ quan điều tra…;
2. Giấy tờ vi bằng, giấy tờ do cơ quan thi hành án cấp;
3. Giấy tờ hộ tịch như giấy khai sinh, giấy tờ độc thân, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, kết luận giám định y khoa;
4. Giấy tờ văn bản công chứng, chứng thực chữ ký,

Ví dụ: Công dân Việt Nam ly hôn với công dân của Nhật Bản, bản án ly hôn của Việt Nam muốn sử dụng bên Nhật thì cần chứng nhận Apostille.

Tìm hiểu thêm: Thủ tục ghi chú ly hôn có yếu tố nước ngoài mới nhất

Xin chứng nhận Apostille cho giấy tờ Việt Nam

Cơ quan có thẩm quyền

Bộ Ngoại giao là cơ quan cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có thể phân cấp cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc cấp chứng nhận này.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Tờ khai theo mẫu quy định;
• Bản chính giấy tờ công cần chứng nhận, hoặc bản sao, bản dịch đã được công chứng, chứng thực.

Ba cách nộp hồ sơ

Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, gửi qua đường bưu chính, hoặc nộp trực tuyến. Với hình thức trực tuyến, người yêu cầu nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia, kèm tờ khai điện tử và bản điện tử của giấy tờ có chữ ký số hợp lệ.

Thời hạn giải quyết

Số lượng giấy tờ trong một hồ sơ	Thời hạn giải quyết
Từ 1 đến 4 giấy tờ	1 ngày làm việc
Từ 5 đến 9 giấy tờ	2 ngày làm việc
Từ 10 giấy tờ trở lên	4 ngày làm việc

Hồ sơ nộp trực tuyến được giải quyết nhanh hơn 1 ngày làm việc so với các mốc trên.

Mức lệ phí thực hiện thủ tục Apostille tại Việt Nam

Hiện nay, chưa có mức phí chính thức và cụ thể đối với thủ tục cấp Apostille tại Việt Nam. Mức phí này sẽ được xác định theo quy định của cơ quan có thẩm quyền khi thủ tục Apostille chính thức được triển khai.

Tuy nhiên, để tham khảo, có thể đối chiếu với mức phí đang áp dụng đối với chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự theo Thông tư 157/2016/TT-BTC. Theo đó, mức phí là 30.000 đồng/lần đối với chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Khi cơ quan có thẩm quyền ban hành quy định riêng về phí Apostille, mức phí cụ thể sẽ được áp dụng theo quy định mới.

Giấy tờ nào không được cấp Apostille

Nghị định chia thành hai nhóm khác nhau về bản chất. Nhóm thứ nhất nằm ngoài phạm vi Công ước, nhóm thứ hai thuộc phạm vi nhưng không đủ điều kiện.

Nhóm 1 — Không thuộc phạm vi cấp chứng nhận

• Giấy tờ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự lập;
• Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan;
• Giấy tờ chưa được công chứng, chứng thực;
• Giấy tờ do cơ quan nước ngoài lập.

Nhóm 2 — Không đủ điều kiện

• Bị tẩy xóa, sửa chữa trái phép;
• Có dấu hiệu giả mạo;
• Chữ ký, con dấu không xác thực khi đối chiếu với dữ liệu lưu;
• Bị xác định vô hiệu theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Thuộc diện không được phép đưa ra nước ngoài.

Ngoài ra, hồ sơ bị từ chối nếu hết thời hạn bổ sung mà vẫn không đầy đủ, hoặc kết quả xác minh cho thấy chữ ký, con dấu trên giấy tờ không xác thực.

Ba trường hợp có Apostille vẫn không dùng được

Đây là phần ít được nói tới nhất, nhưng lại là nơi hồ sơ hay bị trả về.

1. Nước nơi sử dụng giấy tờ không phải thành viên Công ước

Công ước chỉ ràng buộc giữa các quốc gia thành viên với nhau. Nếu nước nơi anh chị sử dụng giấy tờ không tham gia Công ước, con dấu Apostille không có giá trị tại đó, và giấy tờ vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy trình cũ. Trường hợp điển hình, cũng là trường hợp phát sinh nhiều nhất với người Việt Nam, là Đài Loan — phân tích riêng ở mục dưới.

2. Nước thành viên đã phản đối việc Việt Nam gia nhập

Theo khoản 4 Điều 5 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Công ước không áp dụng trong quan hệ giữa Việt Nam và quốc gia thành viên đã phản đối việc Việt Nam gia nhập. Với những nước này, dù cả hai đều là thành viên Công ước, giấy tờ vẫn phải đi theo đường hợp pháp hóa lãnh sự.

Danh sách các quốc gia đã phản đối cần được tra cứu tại thời điểm nộp hồ sơ, vì danh sách này có thể thay đổi theo thời gian.

Quốc gia	Tình trạng đối với Việt Nam	Thủ tục áp dụng
Cộng hoà liên bang Đức	Nộp đơn phản đối vào ngày 20/05/2026	Chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự
Cộng Hoà Áo	Nộp đơn phản đối vào ngày 19/06/2026	Chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự
Cộng Hoà Séc	Nộp đơn phản đối vào ngày 02/07/2026	Chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự

3. Giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước

Kể cả khi nước đến là thành viên, các loại giấy tờ thuộc Nhóm 1 nêu trên vẫn không được cấp Apostille.

Đài Loan: vì sao Apostille không giải quyết được?

Câu hỏi nhận được nhiều nhất kể từ khi nghị định được ban hành có dạng: tôi có bản án ly hôn do Tòa án Việt Nam tuyên, liên quan đến người Đài Loan, vậy chỉ cần xin Apostille ở Bộ Ngoại giao là mang sang Đài Loan dùng được phải không?

Câu trả lời là không.

Đài Loan không phải là thành viên Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công. Vì Công ước chỉ mở cho các quốc gia được Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế công nhận, tình trạng này không thay đổi trong tương lai gần. Đài Loan duy trì hệ thống hợp pháp hóa riêng, thực hiện thông qua các văn phòng đại diện kinh tế và văn hóa của mình đặt ở nước ngoài.

Hệ quả trực tiếp: một bản án ly hôn do Tòa án Việt Nam tuyên, muốn sử dụng tại Đài Loan, không thể chỉ xin chứng nhận Apostille rồi mang đi. Kể cả sau ngày 11/9/2026.

Quy trình đúng cho giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Đài Loan

1. Dịch thuật và công chứng bản dịch. Bản án được dịch sang tiếng Trung phồn thể hoặc tiếng Anh, bản dịch phải được công chứng.
2. Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam. Nộp tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh để chứng nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên.
3. Hợp pháp hóa tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam. Đây là bước xác thực cuối cùng, do cơ quan đại diện của Đài Loan thực hiện. Văn phòng yêu cầu đặt lịch hẹn trước khi nộp hồ sơ.

Cần tách bạch thêm một việc nữa. Bản án ly hôn của tòa án Việt Nam đã được hợp pháp hóa mới chỉ đáp ứng điều kiện về hình thức. Việc bản án đó có được công nhận và cho thi hành tại Đài Loan hay không còn phụ thuộc vào thủ tục công nhận bản án nước ngoài theo pháp luật Đài Loan. Đó là hai việc khác nhau, và nên xác định rõ ngay từ đầu để không mất thời gian.

Đối với giấy tờ Việt Nam cần sử dụng tại Đài Loan, người dân vẫn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thay vì Apostille. Sau khi giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận, hồ sơ tiếp tục được nộp tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam để xác nhận.

Quy trình như sau:

Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam đặt tại:

Tại Hà Nội (Phục vụ từ Huế trở ra Bắc):

• Địa chỉ: Tầng 20A, Tòa nhà PVI, Số 1 Phạm Văn Bạch, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
• Điện thoại: +84-24-38335501.

Tại TP. Hồ Chí Minh (Phục vụ từ Đà Nẵng trở vào Nam):

• Địa chỉ: 336 Nguyễn Tri Phương, Phường 4, Quận 10, TP. Hồ Chí Minh.
• Điện thoại: +84-28-38349160.

Giờ làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu (Sáng: 08h30 – 12h00, Chiều: 13h30 – 17h00)

Về cơ bản, quy trình gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần sử dụng tại Đài Loan và thực hiện công chứng, chứng thực hoặc dịch thuật theo yêu cầu.

Bước 2: Đưa giấy tờ đến Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam/Sở ngoại vụ để thực hiện chứng nhận giấy tờ.

Thời gian: 1-5 ngày làm việc

Bước 3: Sau khi được Cục Lãnh sự chứng nhận, nộp hồ sơ tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc để thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự

Thời gian: sau 1 – 2 ngày làm việc (nếu nộp tại thành phố Hồ Chí Minh) hoặc 2 – 4 ngày làm việc (nếu nộp tại Hà Nội)

Bước 4: Hợp pháp hoá lãnh sự tại Đài Loan

Nộp hồ sơ tới Cục lãnh sự hoặc một trong các văn phòng chi nhánh của Bộ Ngoại giao Đài Loan để hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan

Lệ phí tham khảo

• Phí dịch thuật, công chứng: Tuỳ thuộc loại giấy tờ

• Phí chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam: 30.000 đồng/tem.
• Phí xác nhận tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam (nếu có): 15 USD/tài liệu đối với hồ sơ làm thông thường; 27,5 USD/tài liệu đối với hồ sơ làm nhanh.
• Phí chứng nhận lãnh sự tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc (nếu có): 2 USD/tem .
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Đài Loan:

– Dịch vụ thông thường: 400 Đài tệ/tài liệu và 200 Đài tệ cho mỗi bản bổ sung;

– Dịch vụ nhanh: 600 Đài tệ/tài liệu và 300 Đài tệ cho mỗi bản bổ sung.

Lưu ý: Không phải hồ sơ nào cũng phát sinh tất cả các khoản phí trên. Chi phí thực tế phụ thuộc vào loại giấy tờ, số lượng bản cần chứng nhận/hợp pháp hóa và nơi thực hiện thủ tục.

Apostille tác động thế nào tới thủ tục hộ tịch

Với các thủ tục ghi chú kết hôn, ghi chú ly hôn và đăng ký kết hôn với người nước ngoài, thay đổi lớn nhất nằm ở nhóm giấy tờ do nước ngoài cấp.

Từ ngày 11/9/2026, giấy đăng ký kết hôn, bản án ly hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do cơ quan của một nước thành viên Công ước cấp, nếu đã có Apostille của nước đó, sẽ được cơ quan Việt Nam tiếp nhận mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Bớt được một bước, và thường là bước tốn thời gian nhất trong cả bộ hồ sơ.

Ba điều không thay đổi:

• Giấy tờ nước ngoài vẫn phải dịch sang tiếng Việt và bản dịch vẫn phải được công chứng, chứng thực.
• Apostille không thay thế việc xét nội dung. Cơ quan hộ tịch vẫn xem xét giấy tờ có đáp ứng điều kiện theo pháp luật Việt Nam hay không.
• Với giấy tờ từ nước không phải thành viên, hoặc từ nước đã phản đối Việt Nam gia nhập, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giữ nguyên như trước.

Câu hỏi thường gặp

Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau ở đâu?

Hợp pháp hóa lãnh sự cần hai cơ quan xác nhận nối tiếp nhau. Apostille chỉ cần một con dấu duy nhất của cơ quan có thẩm quyền nước cấp giấy tờ, và các nước thành viên còn lại công nhận trực tiếp con dấu đó.

Tiêu Chí	Chứng nhận Apostille	Chứng nhận lãnh sự / Hợp pháp hóa lãnh sự
Căn cứ pháp lý	Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille)	Pháp luật Việt Nam về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Thời điểm áp dụng	Từ 11/09/2026	Hiện vẫn đang áp dụng
Phạm vi	Giấy tờ công được sử dụng giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên Công ước Apostille	Giấy tờ sử dụng tại các quốc gia chưa áp dụng Công ước Apostille hoặc trường hợp không thuộc phạm vi áp dụng của Công ước
Quy trình	Đơn giản hơn, chủ yếu thực hiện việc cấp Apostille trên giấy tờ công	Thường qua 2 bước: Bộ Ngoại giao + Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước tiếp nhận

Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 có phải làm lại không?

Không. Giấy tờ đã được hợp pháp hóa hợp lệ theo quy định trước đó vẫn giữ nguyên giá trị sử dụng.

Bản sao có được cấp Apostille không?

Được, với điều kiện bản sao đã được công chứng, chứng thực. Giấy tờ chưa công chứng, chứng thực không thuộc phạm vi cấp Apostille.

Xin Apostille mất bao lâu?

Từ 1 đến 4 ngày làm việc tùy số lượng giấy tờ trong hồ sơ. Hồ sơ nộp trực tuyến được giải quyết nhanh hơn 1 ngày làm việc.

Có Apostille rồi thì bản án ly hôn của tòa án Việt Nam đương nhiên có hiệu lực ở nước ngoài?

Không. Apostille chỉ xác thực chữ ký, chức danh người ký và con dấu. Việc bản án được công nhận và cho thi hành ở nước ngoài là một thủ tục tư pháp riêng, thực hiện theo pháp luật của nước nơi sử dụng bản án.

Đài Loan có chấp nhận Apostille của Việt Nam không?

Không. Đài Loan không phải thành viên Công ước La Hay 1961. Giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Đài Loan vẫn phải qua Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận rồi hợp pháp hóa tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam.

Hỗ trợ từ Luật Nhật Thư

Nếu anh chị đang có giấy tờ cần mang ra nước ngoài hoặc giấy tờ nước ngoài cần dùng tại Việt Nam và chưa rõ hồ sơ đi theo đường Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, hãy gửi cho chúng tôi thông tin về loại giấy tờ và nước nơi sử dụng. Việc xác định đúng đường đi ngay từ đầu tiết kiệm được cả thời gian lẫn chi phí làm lại.

✅ Công ty Luật Nhật Thư
📞 088.6798.458 (gọi / Messenger)
💬 Nhắn Zalo OA Luật Nhật Thư
📩 luatnhatthu@gmail.com
🏛 Biệt thự Lotus 50, Tòa nhà EuroWinDow River Park, xã Đông Anh, TP. Hà Nội