Mẫu tờ khai đăng ký kết hôn với người nước ngoài – Mới nhất 2026

Tờ khai đăng ký kết hôn với người nước ngoài dùng mẫu ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP, hai bên khai chung một tờ và cùng ký. Bài viết này hướng dẫn chi tiết từ ô ảnh trên cùng xuống dòng chữ ký cuối tờ khai, chỉ rõ mỗi ô ghi gì và ô nào đang bị điền sai nhiều nhất sau khi thẩm quyền chuyển về UBND cấp xã từ ngày 01/7/2025.

Mẫu tờ khai nào chuẩn nhất và lấy tờ khai ở đâu?

Mẫu tờ khai đăng ký kết hôn hiện hành ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp, phần biểu mẫu được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 03/2023/TT-BTP. Đây là mẫu dùng chung: pháp luật hộ tịch không có tờ khai riêng cho trường hợp có yếu tố nước ngoài.

Lấy tờ khai ở ba nơi an toàn:

• Bộ phận tiếp nhận của UBND cấp xã,
• Cổng dịch vụ công quốc gia, hoặc
• Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

Ngoài ra, bạn có thể lấy mẫu tờ khai đăng ký kết hôn chính xác và cập nhật nhất khi liên hệ với Luật Nhật Thư. Chúng tôi sẽ cung cấp mẫu đơn miễn phí và hướng dẫn bạn cách viết tờ khai, chuẩn bị và nộp hồ sơ kết hôn.

Hiệu nay có nhiều mẫu tờ khai tải từ các trang tổng hợp biểu mẫu có thể là những mẫu cũ, đã hết hiệu lực pháp luật. Do đó, bạn nên lưu ý trước khi lấy mẫu và sử dụng.

Mẫu tờ khai này bạn có thể điền tay hay điền máy đều được. Thông thường điền thông tin bằng máy rồi in ra ký thường sẽ thuận tiện hơn trong việc đọc, kiểm tra thông tin của chuyên viên.

Tải mẫu tờ khai mới nhất tại đây:

Hướng dẫn điền tờ khai đăng ký kết hôn với người nước ngoài

Hai ô ảnh và dòng “Kính gửi” ở đầu tờ khai

Hồ sơ có yếu tố nước ngoài bắt buộc dán ảnh cả hai bên nam, nữ vào hai ô ở góc trên tờ khai. Ảnh cỡ 4×6, chụp trong 06 tháng gần nhất, phông nền sáng, không đeo kính màu.

Dòng “Kính gửi” ghi tên Ủy ban nhân dân xã, phường hoặc đặc khu nơi công dân Việt Nam cư trú, kèm tên tỉnh, thành phố. Không ghi UBND cấp huyện, không ghi Phòng Tư pháp — hai cơ quan này không còn thẩm quyền đăng ký kết hôn từ ngày 01/7/2025.

Phần thông tin bên nam và bên nữ

Ghi họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh; dân tộc; quốc tịch của từng bên. Bên Việt Nam ghi theo dữ liệu đang có trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Bên nước ngoài ghi đúng như hộ chiếu, giữ nguyên thứ tự chữ và dấu phụ nếu có.

Đây là chỗ sai phổ biến nhất với hồ sơ nước ngoài: hộ chiếu ghi given name trước, surname sau, còn bản dịch công chứng lại đảo về trật tự tiếng Việt. Khi tờ khai chép theo bản dịch, thông tin trên tờ khai lệch với hộ chiếu và hồ sơ bị dừng ngay ở khâu tiếp nhận. Nguyên tắc là tờ khai bám hộ chiếu, bản dịch chỉ là tài liệu kèm theo.

Mục nơi cư trú — ô sai nhiều nhất sau sáp nhập đơn vị hành chính

Ghi theo nơi đăng ký thường trú. Không có thường trú thì ghi nơi đăng ký tạm trú; không có cả hai thì ghi nơi đang sinh sống.

Sau sáp nhập, thẻ căn cước và nhiều giấy tờ hộ tịch vẫn in tên phường, xã cũ. Tờ khai phải ghi theo tên đơn vị hành chính hiện hành đang thể hiện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, không chép nguyên văn địa chỉ in trên thẻ căn cước. Nếu chưa chắc tên mới, tra trên ứng dụng VNeID trước khi viết.

Bên nước ngoài ghi địa chỉ cư trú tại nước ngoài theo hộ chiếu hoặc giấy tờ cư trú, ghi cả tên quốc gia.

Mục giấy tờ tùy thân và “kết hôn lần thứ mấy”

Bên Việt Nam ghi số thẻ căn cước, cơ quan cấp và ngày cấp. Ví dụ: “Căn cước số 001202xxxxxx do Bộ Công an cấp ngày 20/10/2024”.

Bên nước ngoài ghi số hộ chiếu, quốc gia cấp, ngày cấp và ngày hết hạn. Ví dụ: “Hộ chiếu số E12345678 do cơ quan có thẩm quyền Hàn Quốc cấp ngày 05/3/2023, có giá trị đến ngày 05/3/2033”.

Ô “kết hôn lần thứ mấy” phải khai đủ cả những lần kết hôn đã đăng ký ở nước ngoài. Nhiều người ly hôn tại tòa án nước ngoài vẫn khai là kết hôn lần thứ nhất, vì cho rằng bản án nước ngoài không có giá trị ở Việt Nam. Đây là khai không đúng sự thật, và giấy tờ khai sai là căn cứ để cơ quan đăng ký hộ tịch hủy bỏ kết quả đăng ký kết hôn.

Phần cam đoan, chữ ký và ô đề nghị cấp bản sao

Phần cuối tờ khai là cam đoan lời khai đúng sự thật, việc kết hôn là tự nguyện và không vi phạm quy định của Luật Hôn nhân và gia đình 2014. Cam đoan này thay cho Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân Việt Nam.

Hai bên phải tự ký. Việc đăng ký kết hôn không được ủy quyền:

“Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.”khoản 1 Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP

Như vậy, người nhà có thể mang hồ sơ đi nộp thay, nhưng chữ ký trên tờ khai phải là chữ ký của chính hai bên.

Ô cuối cùng là đề nghị cấp bản sao trích lục: đánh dấu X và ghi rõ số lượng. Hồ sơ có yếu tố nước ngoài nên lấy sẵn 02 đến 03 bản, vì bản sao trích lục thường được dùng ngay cho hồ sơ bảo lãnh, visa hoặc ghi chú tại nước ngoài.

Tờ khai đã gạch xóa, sửa chữa thường bị yêu cầu viết lại. Sai một dòng thì lấy tờ mới, không gạch chồng.

Tờ khai điền xong nộp cho cơ quan nào?

Nộp cho UBND cấp xã nơi công dân Việt Nam cư trú. Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP đã chuyển toàn bộ thẩm quyền đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài của UBND cấp huyện xuống UBND cấp xã, kể từ ngày 01/7/2025. Người ký Giấy chứng nhận kết hôn nay là Chủ tịch UBND cấp xã, người thụ lý là công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã.

Thời hạn giải quyết cũng ngắn hơn trước: 05 ngày làm việc, trường hợp phải xác minh thì không quá 10 ngày làm việc, theo quy trình công bố tại Quyết định 1833/QĐ-BTP ngày 23/6/2025. Mọi hướng dẫn còn ghi “nộp tại Phòng Tư pháp cấp huyện” hoặc “chờ 15 ngày” đều đã lạc hậu.

Khi trao kết quả, cả hai bên phải có mặt để ký Sổ hộ tịch và Giấy chứng nhận kết hôn. Nếu chưa thể có mặt, hai bên làm văn bản đề nghị gia hạn, tối đa 60 ngày kể từ ngày ký Giấy chứng nhận kết hôn theo khoản 3 Điều 32 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Quá 60 ngày, giấy đã ký bị hủy và phải làm lại thủ tục từ đầu.

Chi tiết trình tự cho từng quốc tịch, mời xem thêm bài viết về thủ tục đăng ký kết hôn với người Đức và với người Úc.

Giấy tờ đi kèm tờ khai

Công dân Việt Nam:

• Nộp tờ khai và xuất trình thẻ căn cước hoặc hộ chiếu.
• Nếu đã ly hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, nộp thêm trích lục ghi chú ly hôn.

Lưu ý: Công dân Việt Nam không phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho cơ quan hộ tịch Việt Nam — Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Công văn 481/BTP-HTQTCT ngày 04/02/2025 đã bỏ yêu cầu này, cán bộ tra cứu trực tiếp trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Người nước ngoài:

• Nộp bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế;
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp; và
• Giấy xác nhận không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, làm chủ hành vi.

Hai loại giấy sau, nếu không ghi thời hạn sử dụng, chỉ có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp. Bên nước ngoài vẫn phải nộp giấy tờ về tình trạng hôn nhân vì cơ quan Việt Nam không tra cứu được dữ liệu hộ tịch nước ngoài

Lưu ý: Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có công chứng. Từ ngày 11/9/2026, theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước Apostille chỉ cần chứng nhận Apostille là nộp được tại Việt Nam. Hai ngoại lệ cần nhớ: Công ước không áp dụng với quốc gia đã phản đối việc Việt Nam gia nhập, và không áp dụng với giấy tờ do viên chức ngoại giao, lãnh sự lập.

Nộp tờ khai đăng ký kết hôn với người nước ngoài online thế nào?

Nên nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Đây là hình thức được khuyến khích hiện nay và cũng thuận lợi nhất với hồ sơ có yếu tố nước ngoài: bạn có mã hồ sơ để theo dõi, mọi yêu cầu bổ sung được gửi lại bằng thông báo điện tử thay vì phải đi lại hỏi trực tiếp.

Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã vẫn được chấp nhận. Nhưng khi nhận hồ sơ giấy, cán bộ tiếp nhận vẫn phải số hóa và ký số toàn bộ hồ sơ lên hệ thống, nên nộp giấy sẽ phải thêm 1 bước xử lý.

Quy trình nộp trực tuyến gồm 05 bước:

1. Đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2.
2. Chọn thủ tục đăng ký kết hôn và chọn đúng UBND cấp xã nơi công dân Việt Nam cư trú.
3. Điền mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký kết hôn (biểu mẫu ban hành kèm Thông tư 01/2022/TT-BTP).
4. Tải Tờ khai đăng ký kết hôn từ hệ thống, in ra, hai bên cùng ký, rồi chụp hoặc quét để tải lên kèm bản chụp các giấy tờ khác. Bản chụp phải rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung.
5. Nộp lệ phí trực tuyến và hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Như vậy, nộp trực tuyến không có nghĩa là bỏ tờ khai giấy. Biểu mẫu điện tử là phần dữ liệu, còn tờ khai có chữ ký của hai bên vẫn là tài liệu bắt buộc đính kèm.

04 thông báo bạn sẽ nhận được sau khi nộp hồ sơ online

Thời điểm	Thông báo nhận được
Ngay sau khi bấm nộp	Thông báo nộp hồ sơ thành công kèm mã hồ sơ, theo dõi tại mục “Dịch vụ công của tôi”; hệ thống gửi kèm tin nhắn xác nhận
Khi hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ	Phiếu hẹn, trả kết quả gửi qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại
Khi hồ sơ chưa hợp lệ	Thông báo yêu cầu bổ sung, nêu rõ loại giấy tờ và nội dung cần bổ sung
Trước khi in Giấy chứng nhận kết hôn	Công chức tư pháp – hộ tịch gửi lại biểu mẫu Giấy chứng nhận kết hôn điện tử để bạn kiểm tra thông tin và xác nhận, tối đa 01 ngày

Bước xác nhận biểu mẫu Giấy chứng nhận kết hôn điện tử là bước quan trọng với hồ sơ có yếu tố nước ngoài. Bạn cần kiểm tra tất cả các thông tin trên Giấy đăng ký kết hôn xem có lỗi gì không ví dụ: lỗi chính tả tên nước ngoài, số hộ chiếu hoặc quốc tịch trước khi giấy được in và ký.

Việc nhận kết quả vẫn bắt buộc thực hiện trực tiếp:

• Hai bên vợ chồng cùng có mặt, mang bản chính giấy tờ để đối chiếu, ký Sổ đăng ký kết hôn và ký Giấy chứng nhận kết hôn.
• Không có hình thức kết hôn trọn gói qua mạng, cũng không nhận kết quả tại Đại sứ quán.

Câu hỏi thường gặp về tờ khai đăng ký kết hôn với người nước ngoài

Hai bên có phải khai hai tờ khai riêng không??

Chào bạn, không. Hai bên nam, nữ khai chung vào một Tờ khai đăng ký kết hôn và cùng ký tên vào phần cam đoan

Người nước ngoài không biết tiếng Việt thì điền tờ khai thế nào??

Chào bạn, tờ khai vẫn phải điền bằng tiếng Việt. Người nước ngoài có thể nhờ người khác viết hộ phần nội dung nhưng bắt buộc tự ký tên. Nếu không hiểu tiếng Việt, cần có người phiên dịch khi làm việc với cán bộ hộ tịch để bảo đảm nội dung khai đúng ý chí của mình.

Đã ly hôn với người nước ngoài, làm tờ khai kết hôn mới cần thêm giấy tờ gì?

Chào bạn, nếu bản án ly hôn do tòa án nước ngoài tuyên, bạn phải làm thủ tục ghi chú ly hôn tại Việt Nam trước, rồi nộp trích lục ghi chú ly hôn kèm tờ khai. Chưa ghi chú ly hôn thì trên dữ liệu hộ tịch bạn vẫn đang có vợ hoặc có chồng, và hồ sơ kết hôn sẽ bị từ chối.

Lệ phí đăng ký kết hôn với người nước ngoài là bao nhiêu?

Chào bạn, mức lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định nên mỗi địa phương một mức. Bạn tra cứu nghị quyết về phí, lệ phí của tỉnh, thành phố nơi nộp hồ sơ, hoặc hỏi bộ phận tiếp nhận trước khi nộp.

Tờ khai tải trên mạng có dùng được không?

Chào bạn, dùng được nếu đúng mẫu ban hành

Lời kết

Như vậy, tờ khai đăng ký kết hôn với người nước ngoài vẫn là mẫu của Thông tư 04/2020/TT-BTP, nhưng ba ô trên tờ khai đã đổi cách ghi: dòng “Kính gửi” là UBND cấp xã, mục nơi cư trú ghi theo tên đơn vị hành chính sau sáp nhập, và phần cam đoan nay thay luôn cho Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân Việt Nam.

Phần lớn hồ sơ bị trả lại không phải vì thiếu giấy tờ, mà vì nội dung khai lệch với dữ liệu trên hệ thống. Nếu bạn muốn được rà soát tờ khai và bộ hồ sơ kết hôn trước khi nộp, hoặc đang ở nước ngoài và chưa rõ phải chuẩn bị giấy tờ nào tại nước sở tại, hãy liên hệ với Luật Nhật Thư theo thông tin dưới đây.

Về chúng tôi

Để được hỗ trợ về tờ khai và thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài, mọi chi tiết xin liên hệ:

✅ Công ty TNHH Tư vấn Đầu tư Luật Nhật Thư (LNT.INCO)
🏛 Biệt thự Lotus 50, Tòa nhà EuroWinDow River Park, xã Đông Anh, TP. Hà Nội
🧾 Mã số thuế: 0110674273
📞 088.6798.458 (gọi / Zalo / Messenger)
📩 luatnhatthu@gmail.com
🌐 luatnhatthu.vn