Mất giấy khai sinh có thể đổi tên được không? Cách xử lý 2026

Trả lời: Mất giấy khai sinh vẫn có thể thực hiện thủ tục đổi tên được, nhưng phải trích lục bản sao khai sinh trước. Nếu Sổ hộ tịch tại UBND vẫn còn lưu, bạn chỉ cần xin cấp bản sao trích lục khai sinh. Nếu cả Sổ hộ tịch và bản chính đều mất và việc khai sinh đã đăng ký trước ngày 01/01/2016, bạn phải thực hiện đăng ký lại khai sinh theo Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và sau đó mới thực hiện việc đổi tên. Bởi vì, việc thay đổi tên trước hết phải được thực hiện trên Giấy khai sinh, sau đó mới có căn cứ để điều chỉnh, thay đổi tên trên các giấy tờ nhân thân khác.

---

Vì sao mất giấy khai sinh lại chưa làm được thủ tục đổi tên?

Giấy khai sinh bản chính là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ đổi tên. Nội dung thay đổi sẽ được công chức tư pháp – hộ tịch ghi trực tiếp vào mặt sau của giấy này. Không có bản chính thì không có chỗ để ghi, và cũng không có căn cứ để đối chiếu thông tin gốc.

Ngoài ra Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch cũng quy định rõ việc thay đổi, cải chính hộ tịch được thực hiện trên Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch..

Phân biệt hai tình huống — đây là chỗ nhiều người nhầm

Tình huống	Sổ hộ tịch tại UBND	Việc phải làm	Thời gian dự kiến
1. Chỉ mất bản chính	Vẫn còn lưu	Xin cấp bản sao trích lục khai sinh	Thường trong ngày
2. Mất cả bản chính và sổ gốc	Không còn lưu	Đăng ký lại khai sinh theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP	Nhiều ngày đến vài tuần

Bảng phân biệt hai tình huống mất giấy khai sinh

Vì vậy, khi thực hiện thủ tục đổi tên mà mất khai sinh, bạn cần:

• Về nơi đăng ký khai sinh ban đầu để trích lục;
• Đăng ký lại khai sinh mới, rồi lên hồ sơ đổi tên.

Tình huống 1 – Sổ hộ tịch còn lưu

Bạn xin cấp bản sao trích lục khai sinh từ Sổ hộ tịch gốc sau. Đây là thủ tục phổ biến và đơn giản, thường được giải quyết trong ngày.

Lưu ý: Nếu trích lục khai sinh mà thông tin trên giấy khai sinh khác so với thông tin họ và tên trên căn cước, hoặc sai lệch chữ đệm. Bạn cần thực hiện việc cập nhật, cấp đổi căn cước theo đúng với khai sinh tại điểm b, d khoản 1 điều 24 Luật căn cước 2023 như sau:

Tình huống 2 – Phải đăng ký lại khai sinh

Điều kiện áp dụng được quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:

“Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.”

Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP

Như vậy phải thỏa mãn đồng thời hai điều kiện: việc khai sinh đã được đăng ký trước ngày 01/01/2016, và cả Sổ hộ tịch lẫn bản chính giấy khai sinh đều bị mất. Thiếu một trong hai thì không thuộc trường hợp đăng ký lại.

Nơi nộp hồ sơ: UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú đều thực hiện được. Căn cứ theo Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

Hồ sơ theo Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP gồm:

1. Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh.
2. Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu, hoặc các tài liệu khác có chứa thông tin liên quan đến nội dung khai sinh. Ví dụ: học bạ, bằng cấp, sổ bảo hiểm xã hội, giấy tờ tùy thân cũ, hồ sơ đảng viên, giấy đăng ký kết hôn.
3. Nếu người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức hoặc người đang công tác trong lực lượng vũ trang, phải có thêm văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Quy trình và thời hạn: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra và xác minh hồ sơ. Nếu nộp tại nơi không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, công chức báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh việc lưu giữ Sổ hộ tịch. UBND nơi cũ trả lời bằng văn bản trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

Câu hỏi: Nội dung khai sinh được xác định thế nào?

Trả lời: Nếu các giấy tờ bạn nộp không thống nhất, nội dung khai sinh được xác định theo giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên. Đây là lý do bạn nên tìm giấy tờ càng cũ càng tốt.

Có thể thực hiện đồng thời đăng ký lại khai sinh và đổi tên không?

Hai thủ tục này là hai thủ tục riêng biệt, không gộp làm một được. Trình tự bắt buộc:

1. Xác minh Sổ hộ tịch còn lưu hay không.
2. Đăng ký lại khai sinh (nếu thuộc tình huống 2) và nhận Giấy khai sinh mới.
3. Nộp hồ sơ đổi tên với Giấy khai sinh vừa được cấp lại.

Vì vậy tổng thời gian cho một hồ sơ đổi tên sẽ kéo dài hơn so với thủ tục đổi tên thông thường mà không mất giấy khai sinh.

Tham khảo thêm bài viết về Hướng dẫn chi tiết về Thủ tục đổi tên khai sinh.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận

Như vậy, nguyên tắc khi làm đổi tên là cần có giấy khai sinh, hoặc thông tin trên giấy khai sinh phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân như căn cước. Nếu bạn bị mất hoặc thông tin đang không khớp, cần trích lục, đăng ký lại khai sinh hoặc xin cấp đổi căn cước trước khi làm thủ tục đổi tên.

Luật Nhật Thư hỗ trợ:

• Không xác định được Sổ hộ tịch còn lưu hay không, đặc biệt sau sáp nhập đơn vị hành chính;
• Không còn đủ giấy tờ để đăng ký lại khai sinh;
• Cần làm trọn gói cả hai thủ tục: đăng ký lại khai sinh rồi đổi tên;
• Giấy tờ cũ không thống nhất về thông tin khai sinh.

Xem chi tiết: Dịch vụ đổi tên khai sinh – Luật Nhật Thư

✅ Công ty Luật Nhật Thư
📞 088.6798.458 (gọi / Messenger)
💬 Nhắn Zalo OA Luật Nhật Thư
📩 luatnhatthu@gmail.com
🏛 Biệt thự Lotus 50, Tòa nhà EuroWinDow River Park, xã Đông Anh, TP. Hà Nội

---