Hướng dẫn Nộp hồ sơ Đổi tên Online 2026 – Chi tiết từng bước
Thủ tục đổi tên khai sinh nộp trực tuyến được trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công cấp tỉnh, dưới tên gọi “Thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc”. Điểm đáng chú ý nhất: hồ sơ nộp trực tuyến toàn trình được miễn lệ phí, trong khi nộp trực tiếp vẫn phải nộp theo mức do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.
Mục Lục
Đổi tên khai sinh có nộp online được không?
Khoản 1, Điều 9 Luật hộ tịch 2014 cho phép người yêu cầu đổi tên thực hiện thủ tục thông qua một trong ba hình thức sau:
- Nộp trực tiếp,
- Nộp qua dịch vụ bưu chính, và
- Nộp trực tuyến.
Thực tế, hiện nay nhiều cơ quan yêu cầu nộp trực tuyến là hình thức bắt buộc. Như vậy, bạn nên thực hiện thủ tục đổi tên và nộp hồ sơ online.
Khi nộp hồ sơ trực tuyến, bạn cung cấp thông tin theo mẫu hộ tịch điện tử tương tác có sẵn trên Cổng dịch vụ công, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ theo quy định, rồi hoàn tất việc nộp hồ sơ.
Lưu ý về tên thủ tục đổi tên:
Trên cổng dịch vụ công không có mục nào tên là “đổi tên khai sinh”. Bạn phải tìm đúng tên gọi hành chính là “Thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc”. Đây là lý do nhiều người vào cổng rồi không tìm thấy và tưởng không nộp online được.
Lợi ích khi nộp hồ sơ khai sinh online: Miễn lệ phí
Đây là điểm rất ít người biết, nhưng cần hiểu cho đúng. Lệ phí hộ tịch không do trung ương ấn định: Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định mức thu, và chính nghị quyết của từng tỉnh quyết định việc miễn hay giảm khi nộp trực tuyến. Trên thực tế, phần lớn các tỉnh đang miễn hoặc giảm mạnh lệ phí cho hồ sơ nộp theo hình thức trực tuyến toàn trình, trong khi nộp trực tiếp vẫn thu đủ.
Việc bạn nên làm: trước khi nộp, tra nghị quyết về lệ phí hộ tịch của tỉnh nơi bạn đăng ký, hoặc xem phần phí hiển thị ngay trên màn hình nộp hồ sơ của Cổng dịch vụ công — số tiền phải nộp được hiện ra trước khi bạn bấm gửi. Đừng mặc định là luôn miễn.
Ngoài ra, nộp online còn có lợi ích thực tế như sau:
- Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản dịch vụ công (VNIED định danh mức 2) thì ở đâu cũng có thể nộp được
- Bạn nhận phiếu hẹn trả kết quả ngay qua thư điện tử hoặc tin nhắn thay vì phải chờ tại bộ phận một cửa, và
- Có thể theo dõi tiến độ hồ sơ trong mục “Dịch vụ công của tôi”.
Xem thêm: Chi phí đổi tên khai sinh gồm những khoản nào
Các bước nộp hồ sơ Đổi tên Online
Thời gian cần thiết: 3 ngày
Các bước nộp hồ sơ đổi tên online trực tuyến thực hiện theo từng bước như sau:
- Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia tại
dichvucong.gov.vnTruy cập và đăng nhập vào dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử của bạn.
- Tìm kiếm bằng từ khóa “cải chính”, chọn “Thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc”.
Cần tìm kiếm chính xác thủ tục, phân biệt giữa công dân Việt Nam trong nước (Mã 1.004859) và thủ tục thay đổi cho người Việt định cư ở nước ngoài (1.000881).
- Chọn đúng tỉnh, thành phố và UBND cấp xã có thẩm quyền
Chọn nộp hồ sơ tại nơi thường trú hiện tại hoặc nơi đăng ký khai sinh
- Điền tờ khai, mẫu hộ tịch điện tử, đính kèm hồ sơ điện tử kèm theo
Điền thông tin tờ khai đổi tên, và đính kèm hồ sơ căn cứ chứng minh kèm theo.
- Lựa chọn Cách trả kết quả
Lựa chọn nhận kết quả Online hay qua bưu chính, hoặc bản giấy có đóng dấu. Hoàn tất nộp hồ sơ. Bạn sẽ nhận mã hồ sơ qua tin nhắn và theo dõi được trong mục “Dịch vụ công của tôi”.
- Nhận kết quả tại Bộ phận 1 cửa
Mang bản chính giấy tờ đến đối chiếu và nhận kết quả theo phiếu hẹn.
Giấy tờ cần chuẩn bị để tải lên khi nộp hồ sơ online
Danh mục giấy tờ khi nộp hồ sơ đổi tên trực tuyến chính là danh sách hồ sơ giấy tờ cần chuẩn bị khi đổi tên ( Tương tự hồ sơ nộp trực tiếp, chỉ khác ở định dạng file). Theo đó, giấy tờ sẽ bao gồm:
- Giấy khai sinh bản chính — bản chụp hoặc scan cả hai mặt;
- Căn cước công dân hoặc căn cước còn giá trị sử dụng scan hai mặt;
- Bản giải trình lý do đổi tên và tài liệu chứng minh;
- Với người dưới 18 tuổi: Cần có Văn bản đồng ý của cả cha và mẹ;
- Nếu con từ đủ 9 tuổi thì thêm ý kiến của chính người con.
- Tài liệu chứng minh theo từng trường hợp: bản án, quyết định, trích lục nhận cha mẹ con.
Lưu ý khi scan giấy tờ: Chụp thẳng, đủ sáng, thấy rõ toàn bộ nội dung và dấu. Ảnh mờ hoặc thiếu góc là nguyên nhân bị yêu cầu bổ sung phổ biến nhất, và mỗi lần bổ sung là một vòng chờ mới.
Nộp hồ sơ online rồi có phải lên trực tiếp UBND không?
Có. Nộp trực tuyến là bước giảm thiểu thời gian bạn đầu khi nộp hồ sơ (không cần đến trực tiếp để nộp).
Như vậy, sau khi hồ sơ được xử lý chấp thuận, bạn vẫn cần mang bản chính giấy tờ (các giấy tờ đã nộp online) đến đối chiếu và Uỷ ban nhân dân lưu trữ hồ sơ. Quan trọng hơn là để công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung thay đổi vào mặt sau Giấy khai sinh bản chính.
Vì vậy nộp online tiết kiệm được lệ phí và một lần đi lại ở khâu nộp hồ sơ, chứ không loại bỏ hoàn toàn việc đến trụ sở.
05 lý do hồ sơ đổi tên online hay bị trả về
Nộp online chỉ đổi cách nộp. Hồ sơ vẫn được cùng một cán bộ tư pháp – hộ tịch xem xét theo Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 28 Luật Hộ tịch 2014. Từ phản hồi của khách hàng đã tự nộp trên Cổng trước khi tìm đến chúng tôi, năm lý do dưới đây lặp lại nhiều nhất:
- Ô lý do chỉ có một câu. “Tên xấu”, “không hợp”, “gia đình muốn đổi”. Cán bộ yêu cầu bổ sung: việc gì, xảy ra ở đâu, liên quan đến ai.
- Không đính kèm bản giải trình và ý kiến người thân. Tờ khai trên Cổng không đủ chỗ để trình bày; phần thuyết phục phải nằm trong file đính kèm.
- Ý kiến người làm chứng thiếu thông tin cá nhân. Không có họ tên đầy đủ, số căn cước, chữ ký — cơ quan không có cách xác minh.
- Chọn sai hướng giữa thay đổi và cải chính. Tên do người đi khai sinh ghi nhầm mà nộp theo hướng cải chính, không có giấy tờ chứng minh sai sót, sẽ bị trả lời “không đủ căn cứ để cải chính”. Ngược lại, tên đúng như đã đăng ký thì phải đi theo hướng thay đổi tên. Cách phân biệt với tên của con: khai sinh ghi nhầm tên con – cải chính hay đổi tên.
- Đổi tên cho con thiếu ý kiến cần thiết. Con từ đủ 09 tuổi phải có văn bản đồng ý của chính cháu (khoản 2 Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015); việc đổi tên cho người dưới 18 tuổi còn phải có sự đồng ý của cha, mẹ, thể hiện rõ trong tờ khai (khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
Khi hồ sơ đã bị trả về hoặc quá hạn mà không thấy phản hồi: xem cách xử lý tại hồ sơ đổi tên khai sinh bị từ chối.
Nên nộp online hay nộp trực tiếp?
| STT | Tình huống | Phương án |
| 1 | Hồ sơ đơn giản, lý do rõ ràng, giấy tờ đầy đủ | Trực tuyến — thường được miễn hoặc giảm lệ phí, tiết kiệm một lần đi lại |
| 2 | Lý do đổi tên phức tạp, cần trao đổi với cán bộ | Trực tuyến – sau đó có thể làm việc trực tiếp theo thông báo |
| 3 | Đã từng bị trả hồ sơ | Trực tuyến – Sau đó làm việc trực tiếp theo thông báo (nếu cần) |
| 4 | Ở xa nơi đăng ký khai sinh | Trực tuyến – Ủy quyền cho người khác nhận kết quả |
Câu hỏi thường gặp
Chào bạn, hồ sơ nộp trực tuyến toàn trình được miễn phí và lệ phí. Nếu nộp trực tiếp thì vẫn phải nộp lệ phí theo mức do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.
Chào bạn, tìm bằng từ khóa “cải chính” rồi chọn “Thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc”. Không có mục nào tên là “đổi tên khai sinh”.
Chào bạn, vẫn phải đến để đối chiếu bản chính và nhận kết quả, vì nội dung thay đổi phải được ghi vào mặt sau Giấy khai sinh bản chính.
Chào bạn, thời hạn giải quyết theo quy định là như nhau — 03 ngày làm việc, kéo dài thêm tối đa 03 ngày nếu phải xác minh. Nộp online tiết kiệm lệ phí và thời gian chờ ở bộ phận một cửa. Còn quy trình giải quyết vẫn tương tự hồ sơ trực tuyến.
Nếu hồ sơ đã quá hạn mà không được tiếp nhận, bạn có thể kiến nghị, phản ánh trên dịch vụ công.
Nộp trực tuyến vẫn phải mang bản chính đến đối chiếu khi nhận kết quả. Nếu bạn ở xa nơi đăng ký khai sinh, ủy quyền là cách gọn hơn — xem nhờ người có kinh nghiệm nộp hồ sơ đổi tên thay.
Kết luận
Như vậy, việc nộp hồ sơ đổi tên Online là hình thức dễ tiếp cận đối với nhiều người hiện nay. Tuy vậy, nếu nộp hồ sơ lần đầu, bạn sẽ gặp một vài khó khăn khi đăng nhập, thao tác, tìm kiếm trường thông tin, do trên hệ thống dịch vụ công không có mục cụ thể về “Thủ tục đổi tên“. Để biết thêm thông tin về thủ tục thay đổi họ và tên, vui lòng tham khảo bài viết:Thủ tục đổi tên khai sinh chi tiết.
Liên hệ với chúng tôi:
Thông tin liên hệ
✅ Công ty Luật Nhật Thư
📞 088.6798.458 (gọi / Messenger)
💬 Nhắn Zalo OA Luật Nhật Thư
📩 luatnhatthu@gmail.com
Cần làm thủ tục này?
Gửi ảnh giấy tờ qua Zalo hoặc gọi hotline. Luật sư xem rồi báo lại hồ sơ cần những gì, nộp ở đâu, mất bao lâu và hết bao nhiêu.
