Đăng ký kết hôn với người Nhật Bản nộp hồ sơ ở đâu, bao lâu có kết quả?

Hồ sơ đăng ký kết hôn sẽ nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi công dân Việt Nam cư trú. Cơ quan hộ tịch giải quyết trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, tối đa 10 ngày làm việc nếu phải xác minh.

Trước ngày 01/7/2025 việc này do Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết; từ 01/7/2025, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, thẩm quyền đã chuyển hẳn về cấp xã cùng với việc kết thúc hoạt động của chính quyền cấp huyện.

Khi nhận Giấy chứng nhận kết hôn, hai bên nam, nữ phải cùng có mặt và cùng ký vào Sổ hộ tịch. Lưu ý: Giấy chứng nhận kết hôn đã ký sẽ bị hủy nếu quá 60 ngày không có người đến nhận, theo Điều 32 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

Thời gian thực hiện từng bước trong hồ sơ đăng ký kết hôn với người Nhật Bản

Bước thực hiện	Thời gian dự kiến	Bên thực hiện
Xin cấp giấy tờ tại Nhật Bản và chứng nhận Apostille	khoảng 03 tuần	Công dân Nhật Bản
Chuyển giấy tờ về Việt Nam, dịch thuật và công chứng bản dịch	05 ngày làm việc	Luật Nhật Thư
Khám và cấp giấy xác nhận của tổ chức y tế	01 – 02 ngày	Hai bên nam, nữ
Cơ quan hộ tịch giải quyết hồ sơ	05 ngày làm việc; không quá 10 ngày làm việc nếu phải xác minh	Ủy ban nhân dân cấp xã
Hai bên có mặt nhận Giấy chứng nhận kết hôn	Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày ký	Hai bên nam, nữ
Báo cáo kết hôn để ghi vào sổ hộ tịch koseki	Theo thời hạn do cơ quan Nhật Bản quy định	Công dân Nhật Bản

Lưu ý: Thời hạn 05 ngày làm việc theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP chỉ áp dụng cho phần việc của cơ quan hộ tịch, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tổng thời gian thực hiện phụ thuộc chủ yếu vào bước xin cấp giấy tờ và chứng nhận Apostille tại Nhật Bản, nên khi dự liệu tiến độ cần lấy mốc hoàn tất giấy tờ phía Nhật Bản làm căn cứ.

Hồ sơ đăng ký kết hôn với người Nhật Bản gồm những gì?

• Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu tại Phụ lục 5 Thông tư 04/2024/TT-BTP (sửa đổi, bổ sung Thông tư 04/2020/TT-BTP), có dán ảnh của hai bên;
• Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Nhật Bản về việc người đó không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ hành vi;
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của công dân Nhật Bản do cơ quan có thẩm quyền Nhật Bản cấp, còn giá trị sử dụng;
• Bản sao hộ chiếu Nhật Bản; thẻ căn cước của công dân Việt Nam;
• Giấy xác nhận thông tin về cư trú, trong trường hợp nơi tiếp nhận chưa tra cứu được dữ liệu cư trú của bạn.

Công dân Việt Nam không phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Thông tin này được cơ quan hộ tịch khai thác từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo Nghị định 07/2025/NĐ-CP, và từ 01/01/2026 được mở rộng theo khoản 2 Điều 4 Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP. Phía Nhật Bản thì vẫn phải nộp giấy do cơ quan Nhật cấp.

Nhật Bản là thành viên Công ước Apostille, nên từ 11/9/2026 giấy tờ do cơ quan Nhật Bản cấp chỉ cần chứng nhận Apostille, không phải hợp pháp hóa lãnh sự (Nghị định 293/2026/NĐ-CP). Bản dịch tiếng Việt có công chứng thì vẫn bắt buộc.

Lưu ý về thời hạn: giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài nếu không ghi thời hạn sử dụng thì giấy đó và giấy xác nhận của tổ chức y tế chỉ có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp, theo Điều 30 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Thời gian chứng nhận Apostille cộng với thời gian chuyển phát hai chiều có thể chiếm phần lớn thời hạn này, vì vậy nên thực hiện các giấy tờ có thời hạn ở bước sau cùng.

Thông tin liên hệ

✅ Công ty Luật Nhật Thư
📞 088.6798.458 (gọi / Messenger)
💬 Nhắn Zalo OA Luật Nhật Thư
📩 luatnhatthu@gmail.com
🏛 Biệt thự Lotus 50, Tòa nhà EuroWinDow River Park, xã Đông Anh, TP. Hà Nội