Đổi tên khai sinh cần Giấy tờ gì? Danh mục hồ sơ đầy đủ
Hồ sơ đổi tên khai sinh cơ bản gồm 05 loại giấy tờ: Tờ khai theo mẫu quy định; Giấy khai sinh bản chính; Giấy tờ tùy thân; Bản giải trình lý do đổi tên và Tài liệu chứng minh lý do đó. Tùy đối tượng và tình huống sẽ phát sinh thêm một số giấy tờ khác — bài viết này liệt kê đầy đủ theo từng trường hợp.
Các loại danh mục giấy tờ cần chuẩn bị khi đổi tên:
- Giấy khai sinh bản chính; hoặc bản sao trích lục khai sinh;
- Bản giải trình lý do đổi tên không nằm trong danh mục bắt buộc nhưng là tài liệu quyết định hồ sơ được chấp thuận hay bị trả.
- Người dưới 18 tuổi: tờ khai đổi tên cần chữ ký của cả cha và mẹ;
- Người từ đủ 9 tuổi trở lên: cần thêm ý kiến của con;
- Người trên 18 tuổi: Cần có xác nhận của đồng nghiệp, bạn bè, cơ quan….
- Biên bản họp gia đình đổi tên cho con và người lớn (Xác nhận mâu thuẫn trong gia đình)
Mục Lục
06 giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ đổi tên
- Tờ khai đổi tên hay tờ khai đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc — theo mẫu ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP, đã được sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP. Ghi rõ tên hiện tại và tên đề nghị thay đổi.
- Giấy khai sinh bản chính: Nếu đã mất thì cần trích lục bản sao. Trường hợp mất thông tin hộ tịch tại thì phải làm thủ tục đăng ký lại khai sinh trước khi đổi tên.
- Giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân còn giá trị sử dụng của người yêu cầu; Nếu đổi tên cho con thì cần giấy tờ của cha và mẹ.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú: Nếu nộp tại UBND nơi cư trú thay vì nơi đã đăng ký khai sinh. (Có thể chuẩn bị bản mềm căn cước điện tử trên Vneid định danh mức 2).
- Bản giải trình lý do đổi tên: Kèm tài liệu chứng minh thiệt hại hoặc bất tiện mà tên hiện tại gây ra.
- Biên bản họp gia đình đổi tên cho con và người lớn (xác nhận mâu thuẫn trong gia đình).
Về mục 5,6 . Đây là giấy tờ duy nhất trong danh sách không có mẫu sẵn của nhà nước, và cũng là giấy tờ quyết định kết quả. Tờ khai chỉ có một dòng trống nhỏ để ghi lý do, không đủ chỗ trình bày một tình huống có thật.
Giấy tờ phát sinh theo từng trường hợp cụ thể
Đối với từng trường hợp đổi tên cụ thể giấy tờ cần chuẩn bị sẽ có sự khác nhau. Vui lòng theo dõi bảng dưới đây
| Người đổi tên | Giấy tờ cần có | Căn cứ |
|---|---|---|
| Người dưới 18 tuổi | Ý kiến đồng ý của cả cha và mẹ, ghi rõ trong Tờ khai | Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP |
| Người từ đủ 9 tuổi đến dưới 18 tuổi | Văn bản đồng ý có chữ ký của con | khoản 2 Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015 |
| Người từ đủ 18 tuổi | Thường được yêu cầu thêm xác nhận của cơ quan công tác, đồng nghiệp… | khoản 1 Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015 |
| Người khác nộp thay | Văn bản ủy quyền. | Thông tư 04/2020/TT-BTP |
| Người Việt ở nước ngoài | Văn bản ủy quyền chứng thực tại Cơ quan đại diện; |
Tài liệu chứng minh theo từng lý do
Mỗi lý do cần một loại tài liệu tương ứng phù hợp cho từng lý do đó, cụ thể theo bảng dưới đây:
| Lý do đổi tên | Tài liệu chứng minh |
|---|---|
| Trùng tên với người thân trong dòng họ | Giấy khai sinh hoặc căn cước của người trùng tên; giấy chứng tử nếu người đó đã mất; Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình; Thông tin gia phả (nếu có) |
| Tên gây nhầm lẫn giới tính | Giấy tờ, hồ sơ chứng minh đã bị nhầm lẫn hoặc trả lại do sai lệch thông tin giới |
| Tên gây ảnh hưởng tâm lý cho trẻ | Xác nhận của giáo viên chủ nhiệm hoặc nhà trường |
| Tên gây bất tiện trong công việc | Xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi làm việc; xác nhận của đồng nghiệp |
| Đổi tên sau khi xác định cha, mẹ, con | Bản án hoặc quyết định có hiệu lực; trích lục đăng ký nhận cha mẹ con |
| Đổi tên theo yêu cầu của cha mẹ nuôi | Quyết định công nhận nuôi con nuôi |
Thực tiễn giải quyết của Luật Nhật Thư:
Với hồ sơ của người trưởng thành, cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu bổ sung xác nhận của cơ quan nơi làm việc và xác nhận của đồng nghiệp về việc tên hiện tại gây bất tiện. Đây không phải giấy tờ bắt buộc trong danh mục quy định, nhưng nếu có thì sẽ là căn cứ chặt chẽ để việc đổi tên dễ được chấp thuận hơn.
Ngoài ra, Ủy ban thường yêu cầu việc xác thực chữ ký trong các bản giải trình lý do đổi tên, đây là yêu cầu cần thiết về sự xác thực của nội dung trong hồ sơ đổi tên.
Câu hỏi thường gặp
Cơ bản cần 05 loại: Tờ khai theo mẫu; Giấy khai sinh bản chính; Căn cước còn hạn; Giấy tờ chứng minh nơi cư trú và Bản giải trình lý do kèm tài liệu chứng minh. Tùy đối tượng sẽ phát sinh thêm giấy tờ khác.
Ngoài 05 giấy tờ cơ bản, hồ sơ của bé cần có ý kiến đồng ý của cả cha và mẹ ghi rõ trong Tờ khai. Nếu bé từ đủ 9 tuổi thì cần thêm văn bản đồng ý có chữ ký của chính bé.
Chào bạn, không nằm trong danh mục bắt buộc. Nhưng vì tờ khai chỉ có một dòng ghi lý do, còn khoản 1 Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015 không định nghĩa thế nào là lý do chính đáng, nên đây là tài liệu quyết định hồ sơ được chấp thuận hay bị trả.
Được. Cần văn bản ủy quyền ghi rõ phạm vi nộp hồ sơ, bổ sung và nhận kết quả. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thì văn bản không phải chứng thực.
Lời kết
Như vậy, để có thể hoàn thiện hồ sơ đổi tên, bạn cần chuẩn bị tối thiểu 06 loại giấy tờ nêu trên, quan trọng nhất là biên bản giải trình lý do thay đổi. Đây là cơ sở để hồ sơ đổi tên của bạn được chấp nhận.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về thủ tục đổi tên chi tiết, nếu muốn xem đầy đủ cả về quy trình, thẩm quyền xử lý, thời gian giải quyết.
Cần làm thủ tục này?
Gửi ảnh giấy tờ qua Zalo hoặc gọi hotline. Luật sư xem rồi báo lại hồ sơ cần những gì, nộp ở đâu, mất bao lâu và hết bao nhiêu.
