Mẫu biên bản họp gia đình đổi tên cho con

Theo bộ luật dân sự và các văn bản pháp luật hộ tịch, việc đổi tên cho con dưới 18 tuổi cần xác nhận của cha, mẹ. Do đó rất nhiều trường hợp sử dụng biên bản họp gia đình để minh chứng cho sự đồng thuận đó. Việc tìm được mẫu biên bản họp gia đình đúng theo quy định của pháp luật cũng là một vấn đề được nhiều khách hàng của chúng tôi quan tâm. Trong bài viết dưới đây, Luật Nhật Thư sẽ cung cấp mẫu biên bản họp gia đình chuẩn nhất để nộp kèm hồ sơ đổi tên cho con.

Biên bản họp gia đình là gì ?

Biên bản họp gia đình là một văn bản ghi lại kết quả được thống nhất giữa các thành viên trong gia đình.

Biên bản họp gia đình về việc đổi tên cho con là việc các thành viên tụ họp lại và thống nhất ý chí về việc đổi tên cho con của một thành viên nào đó trong gia đình.

Biên bản họp gia đình có mang tính pháp lý khi đổi tên cho con hay không ?

Biên bản họp gia đình chưa được quy định tại bất kỳ điều luật nào. Tuy nhiên, biên bản họp gia đình cũng là thoả thuận của các thành viên trong gia đình do đó có thể được sử dụng làm cơ sở khi làm thủ tục cải chính cho con. Bởi lẽ:

Khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định

Điều kiện thay đổi, cải chính hộ tịch
1. Việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 của Luật Hộ tịch phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó và được thể hiện rõ trong Tờ khai; đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên thi còn phải có sự đồng ý của người đó.

Qua đó có thể thấy mặc dù không mang tính chất bắt buộc, nhưng biên bản họp gia đình có thể được coi là cơ sở để được Uỷ ban căn cứ để làm thủ tục cải chính đổi tên cho con.

Tham khảo thêm bài viết liên quan: Thủ tục đổi tên cho con – Quy trình và điều kiện thực hiện;

Hướng dẫn viết Mẫu Biên bản họp gia đình để đổi tên cho con

Nội dung biên bản họp gia đình

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP GIA ĐÌNH

Hôm nay, vào hồi …. giờ … phút, ngày …. tháng …. năm …., tại địa chỉ: [Địa chỉ tổ chức cuộc họp].Chúng tôi tổ chức cuộc họp gia đình để bàn bạc về việc đổi tên cho con là cháu [Tên con hiện tại].

I. Thành phần tham dự:

1. Ông/Bà: [Tên đầy đủ], vai trò: [Mối quan hệ với cháu, ví dụ: Cha, Mẹ]
   • Ngày sinh: [Ngày/tháng/năm]
   • CMND/CCCD số: [Số]
   • Ngày cấp: [Ngày/tháng/năm]
   • Nơi cấp: [Nơi cấp]
   • Điện thoại: [Số điện thoại]
2. Ông/Bà: [Tên đầy đủ], vai trò: [Mối quan hệ với cháu, ví dụ: Ông, Bà, Bác, Chú]
   • Ngày sinh: [Ngày/tháng/năm]
   • CMND/CCCD số: [Số]
   • Ngày cấp: [Ngày/tháng/năm]
   • Nơi cấp: [Nơi cấp]
   • Điện thoại: [Số điện thoại]
3. Ông/Bà: [Tên đầy đủ], vai trò: [Mối quan hệ với cháu]
   • Ngày sinh: [Ngày/tháng/năm]
   • CMND/CCCD số: [Số]
   • Ngày cấp: [Ngày/tháng/năm]
   • Nơi cấp: [Nơi cấp]
   • Điện thoại: [Số điện thoại]

II. Nội dung cuộc họp:

1. Lý do đổi tên:
   • Trình bày lý do cụ thể cần đổi tên, ví dụ: Cháu hay bị trêu chọc, Tên cũ trùng với tên các cụ gây bất kính, Tên gây nhầm lẫn , v.v.
2. Tên đề xuất:
   • Sau khi thảo luận, gia đình thống nhất đề xuất đổi tên cháu từ “[Tên cũ]” sang “[Tên mới]”.
   • Nếu có nhiều phương án tên, ghi rõ các phương án và lý do lựa chọn tên chính thức

III. Kết luận:

• Cuộc họp thống nhất đổi tên cho cháu [Tên con hiện tại] thành [Tên mới].
• Các bên có trách nhiệm tiến hành các thủ tục cần thiết liên quan đến việc thay đổi tên. 

Cuộc họp kết thúc vào hồi …. giờ ….. phút, cùng ngày.

Những người tham dự ký tên

Hồ sơ kèm theo

Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về hồ sơ chứng thực biên bản họp gia đình gồm:

• Dự thảo Văn bản họp gia đình.
• Giấy tờ nhân thân của các thành viên trong gia đình: Chứng minh nhân dân, CCCD hoặc hộ chiếu còn thời hạn.
• Giấy tờ về nội dung được đề cập đến của văn bản họp;

Các kinh nghiệm thực tế khi làm biên bản họp gia đình để đổi tên cho con

Trình bày lý do hợp lý, rõ ràng

Điều 28 Bộ Luật dân sự quy định:  

Quyền thay đổi tên
1. Cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận việc thay đổi tên trong trường hợp sau đây:
a) Theo yêu cầu của người có tên mà việc sử dụng tên đó gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, đến danh dự, quyền, lợi ích hợp pháp của người đó;
b) Theo yêu cầu của cha nuôi, mẹ nuôi về việc thay đổi tên cho con nuôi hoặc khi người con nuôi thôi làm con nuôi và người này hoặc cha đẻ, mẹ đẻ yêu cầu lấy lại tên mà cha đẻ, mẹ đẻ đã đặt;
c) Theo yêu cầu của cha đẻ, mẹ đẻ hoặc người con khi xác định cha, mẹ cho con;
d) Thay đổi tên của người bị lưu lạc đã tìm ra nguồn gốc huyết thống của mình;
đ) Thay đổi tên của vợ, chồng trong quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài để phù hợp với pháp luật của nước mà vợ, chồng người nước ngoài là công dân hoặc lấy lại tên trước khi thay đổi;
e) Thay đổi tên của người đã xác định lại giới tính, người đã chuyển đổi giới tính;

Chúng tôi đã gặp rất nhiều trường hợp hồ sơ đổi tên bị từ chối. Do đó, việc tìm ra những lý do hợp như: tên xúc phạm đến người trong họ gây hiểu lầm, tên không phù hợp với giới tính, …. sẽ giúp tăng tỉ lệ được chấp thuận

Có xác nhận của UBND xã hoặc tổ dân phố

• Việc có xác nhận của các cơ quan hành chính tại địa phương có thể:
• Tăng khả năng chấp nhận hồ sơ
• Tăng tính pháp lý, giảm thiểu rủi ro về sau
• Thể hiện tính minh bạch và rõ ràng, tránh hiểu lầm giữa các thành viên

Một biên bản họp gia đình đã được chấp thuận

Dưới đây là biên bản trong một hồ sơ Luật Nhật Thư đã làm và đã được cơ quan hộ tịch chấp thuận. Thông tin cá nhân đã được che.

Lý do đổi tên trong hồ sơ này không phải lý do thường gặp, nhưng lại khớp gần như nguyên văn với điều luật. Trong gia phả dòng họ có tên một cụ cố. Khi đi làm khai sinh, người cha tự đăng ký mà chưa bàn với ông bà nội, và đặt cho con một cái tên trùng vào tên cụ. Với dòng họ, đặt tên con phạm vào tên người đã khuất bị coi là thất lễ. Từ đó gia đình sinh mâu thuẫn, họ tộc mang chuyện ra trách cứ trong những buổi họp lớn.

Theo yêu cầu của người có tên mà việc sử dụng tên đó gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, đến danh dự, quyền, lợi ích hợp pháp của người đó.

Điểm a khoản 1 Điều 28 Bộ luật Dân sự 2015

Như vậy, “ảnh hưởng đến tình cảm gia đình” là một căn cứ ghi thẳng trong luật, không phải lý do người dân tự nghĩ ra. Biên bản này đi được vì nó chứng minh đúng vế đó: nêu cụ thể cái tên trong gia phả, nêu việc đặt tên đã gây mâu thuẫn giữa người cha và ông bà nội, và nêu việc đứa trẻ bị mang ra nhắc tới trong các buổi họp họ.

Bốn điểm khiến biên bản này được chấp thuận

1. Đủ thành phần ký. Bốn người: ông nội, bà nội, cha đẻ, mẹ đẻ. Không thiếu bên nào có quyền có ý kiến. Riêng với con dưới 18 tuổi, sự đồng ý của cả cha và mẹ là điều kiện bắt buộc theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, và phải thể hiện rõ trong Tờ khai.
2. Kể được nguyên nhân gốc. Biên bản không viết “gia đình muốn đổi cho hợp” mà nói rõ cái tên hiện tại phát sinh từ đâu và đã gây ra chuyện gì.
3. Gắn hậu quả vào quyền lợi của đứa trẻ, không chỉ vào cảm xúc người lớn. Biên bản ghi cháu đáng ra không phải chịu những lời đánh giá như thế.
4. Kết bằng một đề nghị cụ thể: đổi từ tên nào sang tên nào, trong giấy khai sinh, kèm câu cam đoan thông tin đúng sự thật và chịu trách nhiệm về nội dung cung cấp.

Một biên bản chỉ ghi “gia đình thống nhất đổi tên cho cháu” rồi ký tên thì không nói lên điều gì. Cán bộ hộ tịch không đánh giá bạn thích hay không thích cái tên, họ đánh giá cái tên đó đã gây ra hậu quả gì. Cách viết phần lý do ngay trong tờ khai, kèm một tờ khai thật đã điền, xem tại mẫu đơn đổi tên khai sinh và hướng dẫn điền.

Biên bản hòa giải thành ở cơ sở — văn bản mạnh hơn biên bản họp gia đình

Biên bản họp gia đình là văn bản do chính gia đình tự lập. Biên bản hòa giải thành ở cơ sở là văn bản do tổ hòa giải của thôn, tổ dân phố lập, có hòa giải viên ký. Hai văn bản khác nhau ở chỗ đó, và chênh lệch về trọng lượng trong hồ sơ cũng nằm ở chỗ đó.

Hòa giải ở cơ sở là một thiết chế có luật riêng điều chỉnh — Luật Hòa giải ở cơ sở 2013. Điều 3 của luật này liệt kê các việc được hòa giải ở cơ sở, trong đó có hai nhóm liên quan trực tiếp đến chuyện đặt tên:

Mâu thuẫn giữa các bên do khác nhau về quan niệm sống, lối sống, tính cách không hợp nhau […] Tranh chấp phát sinh từ quan hệ hôn nhân và gia đình: quan hệ giữa cha, mẹ và con […]

Điều 3 Luật Hòa giải ở cơ sở 2013

Như vậy, mâu thuẫn trong nhà xoay quanh cái tên của một người con — con cho rằng cha mẹ đặt tên gây hậu quả, cha mẹ cho rằng con bất kính — nằm đúng trong phạm vi tổ hòa giải thôn được phép giải quyết. Không cần xin phép ai, không cần qua cấp xã.

Lập biên bản là quyền của các bên, không phải nghĩa vụ

Hòa giải thành là trường hợp các bên đạt được thỏa thuận. Các bên có thể thỏa thuận lập văn bản hòa giải thành […]

Điều 24 Luật Hòa giải ở cơ sở 2013

Chính vì luật không bắt buộc, phần lớn các cuộc hòa giải ở thôn kết thúc bằng một lời nói suông, không để lại giấy tờ gì. Nên khi hồ sơ đổi tên có kèm biên bản hòa giải thành, nó khác hẳn một tờ biên bản họp gia đình: đó là bằng chứng rằng mâu thuẫn đã tồn tại đủ rõ để thiết chế cơ sở phải vào, và đã được giải quyết.

Thành phần và nội dung biên bản hòa giải thành

Thành phần một cuộc hòa giải ở cơ sở trong hồ sơ đổi tên thường gồm:

• Hai hòa giải viên — thực tế thường là trưởng thôn và bí thư chi bộ thôn
• Các bên của mâu thuẫn — người xin đổi tên, và cha, mẹ
• Người được mời tham gia — một người thân chứng kiến sự việc từ đầu

Theo Điều 24 Luật Hòa giải ở cơ sở 2013, nội dung biên bản phải có: căn cứ tiến hành hòa giải; thông tin cơ bản về các bên; nội dung chủ yếu của vụ việc; diễn biến quá trình hòa giải; thỏa thuận đạt được và giải pháp thực hiện; quyền và nghĩa vụ của các bên; phương thức và thời hạn thực hiện thỏa thuận; chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên và của hòa giải viên.

Thực tiễn tại Luật Nhật Thư: biên bản thường lập 03 bản — mỗi bên tranh chấp giữ 01 bản, tổ hòa giải thôn giữ 01 bản. Bản của người xin đổi tên là bản nộp kèm hồ sơ hộ tịch. Trường hợp tên trùng với người vai trên trong dòng họ, xem thêm đổi tên khi tên nhầm lẫn với cha, mẹ, ông bà.

Một biên bản hòa giải thành ở cơ sở trong hồ sơ đổi tên

Hai trang dưới đây trích từ một hồ sơ Luật Nhật Thư đã làm, đã che toàn bộ thông tin cá nhân. Trang đầu cho thấy phần căn cứ tiến hành hòa giải và thành phần tham gia — hai hòa giải viên là trưởng thôn và bí thư chi bộ thôn, cùng một người thân được mời. Trang sau là phần có giá trị nhất với hồ sơ hộ tịch: diễn biến hòa giải và thỏa thuận các bên đạt được.

Một điều phải nói rõ. Biên bản hòa giải chỉ có giá trị khi mâu thuẫn là mâu thuẫn thật. Luật Nhật Thư không nhận và không hướng dẫn việc dựng một cuộc hòa giải cho tranh chấp không tồn tại: đó là tạo lập giấy tờ sai sự thật để nộp cho cơ quan nhà nước, và người chịu hậu quả đầu tiên là chính người xin đổi tên. Điều cần làm là khác — nếu trong nhà thực sự đã có chuyện vì cái tên, nhiều năm chưa dứt, thì ghi nhận nó cho đúng hình thức pháp luật đã có sẵn, thay vì để nó chỉ tồn tại trong lời kể.

Các câu hỏi thường gặp

Biên bản họp gia đình chỉ là một trong các giấy tờ cần có. Điều quyết định hồ sơ được chấp thuận hay không vẫn là lý do đổi tên. Nếu bạn không chắc lý do của mình có thuộc nhóm được chấp nhận không, xem gói hỗ trợ đổi tên cho con trọn gói — chúng tôi đánh giá trước khi bạn nộp.

Lời kết

Như vậy, mẫu biên bản họp gia đình là một trong những giấy tờ quan trọng khi làm hồ sơ đổi tên khai sinh cho con. Nếu bạn đang không biết cách soạn, chuẩn bị hồ sơ đổi tên cho con. Vui lòng liên hệ với Luật Nhật Thư để được hỗ trợ tư vấn.

✅ Công ty Luật Nhật Thư
📞 088.6798.458 (gọi / Messenger)
💬 Nhắn Zalo OA Luật Nhật Thư
📩 luatnhatthu@gmail.com