Ghi chú kết hôn là gì? Kết hôn ở nước ngoài về Việt Nam bắt buộc làm thủ tục gì

Trả lời nhanh: Ghi chú kết hôn là thủ tục ghi việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài vào sổ hộ tịch Việt Nam. Bạn không đăng ký kết hôn lại từ đầu. Từ ngày 01/7/2025, thủ tục ghi chú kết hôn do UBND cấp xã giải quyết theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, thời hạn 05 ngày làm việc.

Cập nhật mới nhất — 24/08/2026: Từ ngày 01/7/2025, thẩm quyền giải quyết việc kết hôn có yếu tố nước ngoài — gồm cả thủ tục ghi chú kết hôn — thuộc UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu), theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP. Trước thời điểm này, thủ tục do cấp huyện thực hiện. Các hướng dẫn còn ghi “Phòng Tư pháp cấp huyện” là hướng dẫn đã hết hiệu lực. Cùng mốc này, Quyết định 1833/QĐ-BTP ngày 23/6/2025 thay Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020. Ngoài ra, từ ngày 11/9/2026, Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) có hiệu lực với Việt Nam, hướng dẫn thi hành tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP ban hành ngày 23/7/2026. Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam.

Ghi chú kết hôn là gì?

Ghi chú kết hôn là thủ tục hộ tịch ghi việc kết hôn đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài giải quyết vào sổ hộ tịch Việt Nam, để quan hệ hôn nhân đó được ghi nhận trong dữ liệu hộ tịch trong nước.

“Ghi chú kết hôn” chỉ là cách gọi quen thuộc. Tên gọi đúng trong văn bản pháp luật là “ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài” — bạn nên dùng tên này khi tra cứu thủ tục để không bị hướng dẫn nhầm sang đăng ký kết hôn.

Thủ tục ghi chú kết hôn không tạo ra quan hệ hôn nhân: hôn nhân đã phát sinh từ khi cơ quan nước ngoài đăng ký, thủ tục ghi chú kết hôn chỉ đưa sự kiện đó vào sổ hộ tịch Việt Nam.

Kết hôn ở nước ngoài rồi thì về Việt Nam có phải đăng ký lại không?

Không. Việc kết hôn đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài giải quyết thì thủ tục cần làm tại Việt Nam là ghi chú kết hôn, không phải đăng ký kết hôn mới.

Đây là chỗ nhầm phổ biến nhất. Nhiều cặp đã đăng ký kết hôn tại Trung Quốc, Hàn Quốc, Đài Loan hoặc Hoa Kỳ, khi về nước vẫn mang hồ sơ đi đăng ký kết hôn và bị trả lại vì nộp sai thủ tục.

Tiêu chí	Đăng ký kết hôn	Ghi chú kết hôn
Bản chất	Xác lập quan hệ hôn nhân từ thời điểm đăng ký	Ghi nhận hôn nhân đã phát sinh ở nước ngoài vào sổ hộ tịch Việt Nam
Áp dụng cho ai	Hai bên chưa từng đăng ký kết hôn ở đâu	Hai bên đã đăng ký kết hôn tại cơ quan nước ngoài
Cơ quan giải quyết	UBND cấp xã nơi cư trú của công dân Việt Nam	UBND cấp xã
Kết quả	Giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan Việt Nam cấp	Việc kết hôn được ghi vào sổ hộ tịch; xin cấp được trích lục ghi chú kết hôn

Bảng so sánh hai thủ tục về bản chất, theo Điều 37 Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 120/2025/NĐ-CP. Nếu giấy tờ kết hôn nước ngoài bị mất hoặc sai lệch so với giấy tờ Việt Nam, cách xử lý sẽ khác.

Nếu bạn chưa từng đăng ký kết hôn ở đâu, thủ tục cần làm là thủ tục khác — xem trình tự và hồ sơ đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại Việt Nam.

Giấy đăng ký kết hôn do nước ngoài cấp có giá trị tại Việt Nam không?

Có, nhưng có điều kiện. Giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp là giấy tờ hợp lệ chứng minh việc kết hôn đã diễn ra. Để cơ quan Việt Nam tiếp nhận, giấy tờ đó phải qua 03 bước:

1. Hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc Apostille từ 11/9/2026. Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp về nguyên tắc phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dùng tại Việt Nam. Từ ngày 11/9/2026, Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) có hiệu lực với Việt Nam, hướng dẫn thi hành tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Giấy tờ công nước ngoài đã được cấp Apostille thì được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận nào. Lưu ý theo khoản 4 Điều 5 Nghị định 293/2026/NĐ-CP: nếu quốc gia thành viên phản đối việc Việt Nam gia nhập hoặc ngược lại thì Công ước không có hiệu lực giữa hai nước, giấy tờ giữa hai nước đó vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự như cũ.
2. Dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch theo quy định.
3. Làm thủ tục ghi chú kết hôn tại UBND cấp xã — bước biến giấy tờ nước ngoài thành dữ liệu hộ tịch Việt Nam.

Như vậy, giấy đăng ký kết hôn nước ngoài không tự động có mặt trong hệ thống hộ tịch Việt Nam. Nếu bạn đăng ký kết hôn tại Trung Quốc, xem thêm bài riêng của chúng tôi về giấy đăng ký kết hôn Trung Quốc và cách sử dụng tại Việt Nam.

04 hệ quả nếu không làm thủ tục ghi chú kết hôn

Chưa ghi chú kết hôn không có nghĩa hôn nhân của bạn không tồn tại. Vấn đề nằm ở chỗ khác: sổ hộ tịch Việt Nam chưa có dữ liệu về cuộc hôn nhân đó, nên mọi thủ tục trong nước dựa vào dữ liệu hộ tịch đều gặp vướng. Đây là vướng mắc thủ tục, không phải chế tài xử phạt.

#	Việc bạn cần làm	Vướng mắc khi chưa ghi chú kết hôn
1	Đăng ký khai sinh cho con	Sổ hộ tịch Việt Nam không có căn cứ xác định quan hệ hôn nhân của cha mẹ, phần khai quan hệ vợ chồng dễ vướng
2	Ly hôn tại Việt Nam	Hồ sơ ly hôn phải chứng minh hôn nhân hợp pháp, nên thường phải ghi chú kết hôn xong mới giải quyết được
3	Xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân	Dữ liệu hộ tịch vẫn thể hiện tình trạng trước khi kết hôn, gây rủi ro cho giao dịch dựa trên giấy tờ này
4	Chứng minh quan hệ vợ chồng bằng giấy tờ Việt Nam	Không có trích lục ghi chú kết hôn để nộp, phải dịch công chứng giấy tờ nước ngoài lại mỗi lần dùng

Bảng liệt kê các thủ tục trong nước bị ảnh hưởng khi việc kết hôn ở nước ngoài chưa được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, vướng mắc số 2 tốn thời gian nhất: người trong cuộc thường chỉ phát hiện mình chưa ghi chú kết hôn đúng lúc đang cần ly hôn, khi hai bên đã ở hai nước khác nhau.

Cơ quan nào giải quyết ghi chú kết hôn? Hồ sơ gồm những gì?

UBND cấp xã giải quyết thủ tục ghi chú kết hôn, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 2 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

Nói thẳng để bạn không đi nhầm: các hướng dẫn còn ghi thẩm quyền ghi chú kết hôn thuộc Phòng Tư pháp cấp huyện đều đã hết hiệu lực. Kể cả bài đang đứng đầu kết quả tìm kiếm, cập nhật năm 2023, vẫn giữ nội dung cũ.

Theo Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, hồ sơ ghi chú kết hôn gồm:

• Tờ khai theo mẫu quy định, lấy tại UBND cấp xã hoặc trên cổng dịch vụ công.
• Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, đã hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.
• Bản dịch tiếng Việt của giấy tờ nước ngoài, được công chứng hoặc chứng thực.
• Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu để xuất trình khi nộp hồ sơ.

Lệ phí hộ tịch do HĐND từng tỉnh, thành phố quy định nên mỗi nơi một mức, và có những trường hợp được miễn.

Thời gian giải quyết thủ tục ghi chú kết hôn

05 ngày làm việc, tối đa 08 ngày làm việc nếu cần xác minh, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP. Bạn nên đối chiếu lại mốc này với UBND cấp xã nơi nộp hồ sơ, vì thời hạn các địa phương công bố sau ngày 01/7/2025 chưa đồng nhất.

Thực tế, thời gian bỏ ra cho thủ tục ghi chú kết hôn thường dài hơn 05 ngày làm việc, vì phần lớn nằm ở khâu hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng giấy tờ nước ngoài — hai việc diễn ra trước khi nộp hồ sơ.

Trường hợp nào bị từ chối ghi chú kết hôn?

Nguyên tắc chung: việc kết hôn đã đăng ký ở nước ngoài phải không vi phạm điều cấm của Luật Hôn nhân và Gia đình 2014.

Điều kiện kết hôn theo Luật Hôn nhân và Gia đình 2014 gồm: nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên; việc kết hôn do hai bên tự nguyện quyết định; không bị mất năng lực hành vi dân sự; không thuộc các trường hợp bị cấm kết hôn.

Nhưng chưa đủ điều kiện tại thời điểm kết hôn ở nước ngoài không đương nhiên là bị từ chối. Đây là điểm rất ít bài viết nói tới. Điều 34 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định việc kết hôn vẫn được ghi vào sổ hộ tịch nếu hậu quả của việc chưa đủ điều kiện đã được khắc phục, hoặc nếu việc ghi chú kết hôn là để bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam và trẻ em.

Như vậy, hai tình huống hay gặp nhất vẫn có đường xử lý:

• Kết hôn khi chưa đủ tuổi theo pháp luật Việt Nam — nếu tại thời điểm nộp hồ sơ ghi chú, cả hai đã đủ tuổi thì hậu quả coi như đã khắc phục.
• Một bên chưa chấm dứt hôn nhân trước đó tại thời điểm đăng ký kết hôn ở nước ngoài — thường gặp khi người Việt đã ly hôn ở nước ngoài nhưng bản án chưa được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam. Hướng xử lý là ghi chú ly hôn trước, xem thêm cách xin giấy xác nhận độc thân khi đang ở nước ngoài.

Theo Luật Nhật Thư, đây là quy định đáng biết nhất của cả thủ tục ghi chú kết hôn. Nhiều người nghe cán bộ nói “không đủ điều kiện” là bỏ cuộc, trong khi Điều 34 Nghị định 123/2015/NĐ-CP còn để ngỏ hai cửa.

Câu hỏi thường gặp

Đăng ký kết hôn tại Trung Quốc có được chấp nhận tại Việt Nam không?

Chào bạn, việc kết hôn đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc được ghi nhận tại Việt Nam nếu không vi phạm điều cấm của Luật Hôn nhân và Gia đình 2014. Bạn hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng nhận kết hôn, dịch công chứng, rồi làm thủ tục ghi chú kết hôn tại UBND cấp xã.

Ghi chú kết hôn nộp ở đâu?

Chào bạn, từ ngày 01/7/2025 thủ tục ghi chú kết hôn do UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) giải quyết, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP. Hướng dẫn nào ghi nơi nộp là Phòng Tư pháp cấp huyện đều đã hết hiệu lực. Bạn nên gọi trước cho UBND cấp xã để xác nhận bộ phận tiếp nhận.

Trích lục ghi chú kết hôn là gì?

Chào bạn, trích lục ghi chú kết hôn là giấy tờ do cơ quan hộ tịch cấp, thể hiện việc kết hôn ở nước ngoài của bạn đã được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam. Đây là giấy tờ dùng để chứng minh quan hệ vợ chồng trong nước, xin cấp tại cơ quan đã thực hiện việc ghi chú kết hôn.

Không ghi chú kết hôn có làm khai sinh cho con được không?

Chào bạn, việc đăng ký khai sinh cho con vẫn được thực hiện, nhưng phần khai về quan hệ hôn nhân của cha mẹ sẽ vướng vì sổ hộ tịch Việt Nam chưa có dữ liệu về cuộc hôn nhân của bạn. Thực tế, ghi chú kết hôn trước khi làm khai sinh giúp tránh bổ sung giấy tờ nhiều lần.

Chưa ghi chú kết hôn thì ly hôn tại Việt Nam được không?

Chào bạn, hồ sơ ly hôn phải chứng minh được quan hệ hôn nhân hợp pháp. Khi việc kết hôn ở nước ngoài chưa được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam, thông thường bạn phải hoàn tất thủ tục ghi chú kết hôn trước rồi mới giải quyết ly hôn. Bạn nên gửi trước bản chụp giấy tờ để chúng tôi xem thứ tự xử lý.

Kết hôn ở nước ngoài lúc chưa đủ tuổi theo luật Việt Nam thì có ghi chú được không?

Chào bạn, không đương nhiên bị từ chối. Điều 34 Nghị định 123/2015/NĐ-CP cho phép ghi vào sổ hộ tịch nếu hậu quả của việc chưa đủ điều kiện đã được khắc phục, hoặc việc ghi chú là để bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam và trẻ em. Bạn gửi chúng tôi ngày kết hôn và ngày sinh của hai bên để xem trường hợp của bạn thuộc nhóm nào.

Lời kết

Như vậy, kết hôn ở nước ngoài rồi về Việt Nam thì thủ tục cần làm là ghi chú kết hôn, không phải đăng ký kết hôn lại. Từ ngày 01/7/2025, thủ tục này do UBND cấp xã giải quyết theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, thời hạn 05 ngày làm việc và tối đa 08 ngày làm việc nếu cần xác minh. Và ngay cả khi việc kết hôn ở nước ngoài chưa đủ điều kiện theo pháp luật Việt Nam, Điều 34 Nghị định 123/2015/NĐ-CP vẫn để ngỏ hai trường hợp được ghi chú.

Nếu bạn đang giữ giấy chứng nhận kết hôn do nước ngoài cấp mà chưa biết hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu, dịch ở đâu, nộp cho ai, hoặc phát hiện mình chưa ghi chú kết hôn đúng lúc cần làm khai sinh cho con hay giải quyết ly hôn, hãy gửi cho Luật Nhật Thư bản chụp giấy tờ hiện có. Chúng tôi sẽ đọc hồ sơ, chỉ ra giấy tờ còn thiếu, giấy tờ phải làm lại từ nước ngoài và thứ tự thủ tục cần đi. Bạn cũng có thể tham khảo trước dịch vụ đăng ký kết hôn với người nước ngoài trọn gói.

---

Công ty Luật Nhật Thư

• 📞 088.6798.458 (gọi / Zalo / Messenger)
• 📩 luatnhatthu@gmail.com
• 🏛 Biệt thự Lotus 50, Tòa nhà EuroWinDow River Park, xã Đông Anh, TP. Hà Nội
• 🌐 https://luatnhatthu.vn