Giấy xác nhận độc thân: thủ tục xin trong nước và khi đang ở nước ngoài

Giấy xác nhận độc thân là giấy tờ cần dùng trong rất nhiều việc: mua bán nhà đất, vay vốn ngân hàng, làm khai sinh cho con, đăng ký kết hôn trong nước hoặc kết hôn với người nước ngoài. Thủ tục xin trong nước khá đơn giản, nhưng với người đang cư trú ở nước ngoài thì phức tạp hơn nhiều — nhất là khi chưa có định danh, chưa có căn cước gắn chíp hoặc không thể về Việt Nam. Bài viết hướng dẫn cả hai trường hợp.

Giấy xác nhận độc thân — tên gọi đúng theo pháp luật là Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, nhiều người còn gọi là giấy chứng nhận độc thân — là giấy tờ xác nhận một người hiện chưa kết hôn hoặc đã ly hôn, chưa đăng ký kết hôn với ai khác.

Xin giấy xác nhận độc thân trong nước

Nếu bạn đang cư trú tại Việt Nam, thủ tục khá đơn giản: nộp Tờ khai theo mẫu tại UBND cấp xã nơi thường trú, kèm căn cước công dân còn hạn. Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc; trường hợp cần xác minh thì kéo dài thêm.

Mục đích sử dụng	Lưu ý riêng
Mua bán, chuyển nhượng đất đai	Bên công chứng thường yêu cầu giấy còn trong thời hạn 06 tháng; ghi rõ mục đích sử dụng trong tờ khai. Xem chi tiết: mua đất có cần xin xác nhận độc thân không
Vay vốn ngân hàng	Ngân hàng cần xác định tài sản là riêng hay chung; nên xin trước khi nộp hồ sơ vay. Xem chi tiết: vay vốn ngân hàng có cần xác nhận độc thân
Đăng ký khai sinh cho con	Dùng khi làm khai sinh cho con mà cha mẹ chưa đăng ký kết hôn
Đăng ký kết hôn trong nước	Cần khi hai bên không cùng nơi thường trú
Kết hôn với người nước ngoài	Yêu cầu chặt hơn — xem mục riêng bên dưới

Trường hợp bạn đã ly hôn và cần xin giấy xác nhận độc thân, hồ sơ có yêu cầu riêng — xem hướng dẫn cho người đã ly hôn. Nếu muốn nộp trực tuyến, xem cách xin giấy xác nhận độc thân online.

Hồ sơ xin giấy xác nhận độc thân gồm những gì?

• Tờ khai đăng ký cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo mẫu — ghi rõ mục đích sử dụng;
• Căn cước công dân hoặc căn cước còn giá trị sử dụng;
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú, nếu hệ thống chưa tự khai thác được từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;
• Với người đã ly hôn: bản án hoặc quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật;
• Với người có vợ hoặc chồng đã chết: giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử.

Về mục đích sử dụng. Đây là ô nhiều người điền qua loa nhất, nhưng nó quyết định giấy có dùng được hay không. Giấy ghi mục đích “mua bán nhà đất” thì không dùng để đăng ký kết hôn được, và ngược lại. Ghi đúng mục đích thật ngay từ đầu để khỏi phải xin lại.

Trình tự thực hiện

1. Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa UBND cấp xã nơi thường trú. Nếu nộp trực tuyến thì làm trên Cổng dịch vụ công.
2. Cơ quan kiểm tra và xác minh. Công chức tư pháp – hộ tịch đối chiếu Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để xác định tình trạng hôn nhân.
3. Nhận kết quả. Bạn nhận Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo phương thức đã chọn khi nộp hồ sơ.

Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần xác minh thêm — thường là khi bạn từng cư trú ở nơi khác — thì thời gian kéo dài hơn, tùy vào việc UBND nơi cũ phản hồi nhanh hay chậm.

Lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định nên khác nhau giữa các địa phương. Một số trường hợp được miễn, ví dụ người thuộc hộ nghèo hoặc người có công với cách mạng. Bạn hỏi trực tiếp bộ phận một cửa nơi nộp hồ sơ.

Hai trường hợp thường bị vướng

Đã từng ly hôn. Bạn vẫn xin được giấy xác nhận độc thân, nhưng giấy sẽ ghi rõ tình trạng là đã ly hôn chứ không phải chưa từng kết hôn. Cần nộp kèm bản án hoặc quyết định ly hôn. Nếu đã ly hôn nhiều lần thì phải kê khai đầy đủ các lần.

Từng cư trú ở nhiều nơi. UBND nơi thường trú hiện tại thường yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian bạn cư trú ở các địa phương trước. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ kéo dài từ 03 ngày lên vài tuần. Nếu rơi vào trường hợp này, nên chủ động liên hệ UBND nơi cũ trước khi nộp hồ sơ.

Về nơi nộp hồ sơ và các tình huống cụ thể theo từng địa phương, xem thêm: Xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ở đâu

Lưu ý quan trọng về thời hạn. Pháp luật không quy định thời hạn sử dụng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, nhưng giấy chỉ có giá trị khi tình trạng hôn nhân chưa thay đổi. Trên thực tế, các cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu giấy được cấp trong vòng 06 tháng. Nên xin sát thời điểm cần dùng.

Một điểm nhiều người vướng: nếu bạn từng cư trú ở nhiều nơi, UBND nơi thường trú hiện tại có thể yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân ở các nơi cư trú trước đó. Đây là nguyên nhân khiến hồ sơ kéo dài hơn dự kiến.

Nếu bạn không tiện đi lại hoặc cần xin gấp, xem dịch vụ làm giấy xác nhận độc thân. Trường hợp muốn ủy quyền cho người thân đi làm thay, xem mẫu giấy ủy quyền xác nhận độc thân.

Xin giấy xác nhận độc thân khi đang ở nước ngoài

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư 07/2023 của Bộ Ngoại Giao thì công dân Việt Nam ở nước ngoài có quyền xin xác nhận tình trạng hôn nhân ở cơ quan đại diện, lãnh sự quán.

Điều 2. Thẩm quyền đăng ký hộ tịch

1. Cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài phù hợp với pháp luật Việt Nam, pháp luật của nước tiếp nhận và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Tuy nhiên, nếu cơ quan lãnh sự từ chối thực hiện hồ sơ, công dân vẫn có quyền nộp hồ sơ xin độc thân tại nơi thường trú theo quy định tại khoản 1 Điều 121 Nghị định 123/2015 hướng dẫn Luật hộ tịch như sau: 

1. Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi thường trú của công dân Việt Nam thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Như vậy, người việt nam cư trú tại nước ngoài hoàn toàn có quyền xin xác nhận tình trạng hôn nhân tại Việt Nam nếu chứng minh còn hộ khẩu thường trú tại Việt Nam. 

Hồ sơ và điều kiện khi đang cư trú ở nước ngoài

Hồ sơ và điều kiện để xin độc thân cho công dân cư trú ở nước ngoài

Để xin xác nhận tình trạng hôn nhân khi đang ở nước ngoài, cần đáp ứng một số điều kiện:

1. Công dân còn hộ khẩu thường trú tại Việt Nam;
2. Có các giấy tờ tuỳ thân còn hạn như căn cước, hộ chiếu;
3. Chưa từng kết hôn hoặc đã ly hôn có quyết định/bản án ly hôn của Toà;

Như vậy, chỉ cần xác thực các thông tin về nhân thân và cư trú là bạn hoàn toàn có thể xin độc thân tại Việt Nam. Nếu không về được bạn có thể uỷ quyền cho người nhà hoặc bên thứ ba để thực hiện thủ tục. 

Hồ sơ xin xác nhận tình trạng hôn nhân cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài gồm có:

1. Giấy tờ tuỳ thân như căn cước, hộ chiếu (Bản sao công chứng);
2. Giấy uỷ quyền;
3. Tờ khai xin xác nhận tình trạng hôn nhân;
4. Giấy xác nhận về cư trú hoặc VNEID định danh mức 2;
5. Giấy khai sinh của người uỷ quyền (Bản sao công chứng);

Trình tự thực hiện

Người Việt Nam ở nước ngoài muốn xin xác nhận độc thân cần ký uỷ quyền cho người ở Việt Nam để làm thủ tục theo trình tự sau:

• Bước 01: Soạn hồ sơ uỷ quyền, tờ khai;
• Bước 02: Ký uỷ quyền chứng thực chữ ký trên Đại sứ quán;
• Bước 03: Người nhận uỷ quyền nộp hồ sơ và làm việc với uỷ ban;
• Bước 04: Đại diện nhận kết quả.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư 04/2020 hướng dẫn Luật hộ tịch thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch nếu có người nhà ở Việt Nam như bố mẹ, anh chị em ruột thì có việc uỷ quyền không cần chứng thực nhưng sẽ cần có văn bản uỷ quyền kèm theo giấy tờ chứng minh quan hệ như giấy khai sinh, hộ khẩu..

Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Một số lưu ý khi xin xác nhận tình trạng hôn nhân có yếu tố nước ngoài

Thủ tục xin xác nhận tình trạng hôn nhân có yếu tố nước ngoài cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Uỷ ban xã/phường hiện nay chỉ cấp xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian công dân cư trú ở trong nước;
2. Uỷ ban phường thường yêu cầu công dân xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú ở nước ngoài, nếu không sẽ từ chối hồ sơ;
3. Uỷ ban yêu cầu thực hiện việc định danh. 
4. Uỷ ban yêu cầu công dân sang nước ngoài xin xác nhận độc thân.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các yêu cầu trên đều chưa thực sự phù hợp vì những lý do sau:

1. Uỷ ban chỉ cấp xác nhận độc thân theo khoảng thời gian dẫn đến việc công dân phải xin thêm giấy độc thân trên Đại sứ quán;
2. Uỷ ban từ chối hồ sơ ngay mà không hướng dẫn công dân hoặc thực hiện việc xác minh. 

Theo quy định tại công văn Số: 1576/HTQTCT-HT của Cục hộ tịch thì uỷ ban sẽ cần xác minh và cho công dân ký cam đoan trong thời gian ở nước ngoài chưa từng kết hôn. Đồng thời cấp xác nhận độc thân đến thời điểm hiện tại cho công dân. 

Xin giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài

Như vậy, qua các phân tích trên thì công dân Việt Nam ở nước ngoài hoàn toàn có thể xin độc thân khi đang ở nước ngoài, kể cả xin độc thân để kết hôn trên Đại sứ quán hoặc cơ quan tư pháp của nước ngoài. Cụ thể như sau:

Giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài là gì?

Giấy xác nhận độc thân hay còn gọi là giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là loại giấy tờ dùng để ghi nhận tình trạng hôn nhân của 1 cá nhân. Khi kết hôn với người nước ngoài, giấy tờ này là tài liệu yêu cầu phải có trong hồ sơ kết hôn. Đây là giấy tờ cần phải có để thực hiện thủ tục kết hôn giữa: 

• Công dân Việt Nam với nhau trên Đại sứ quán;
• Công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
• Giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau;
• Giữa công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam hoặc với người nước ngoài, người không quốc tịch.

Bài viết này sẽ xoay quanh việc xin Giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài, tuy nhiên, việc xin giấy độc thân đối với công dân Việt Nam cho dù kết hôn với người có quốc tịch nào thì thủ tục này vẫn như nhau, không có sự khác biệt. 

Vui lòng tham khảo dịch vụ của Luật Nhật Thư: Dịch vụ xin giấy chứng nhận độc thân khi ở nước ngoài nhanh nhất

Xin giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài ở đâu?

Muốn xin giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài công dân Việt Nam có thể thực hiện việc xin cấp Giấy xác nhận độc thân tại:

• UBND cấp xã, nơi thường trú của công dân;
• Nếu không có nơi thường trú mà có đăng ký tạm trú thì UNND cấp xã nơi tạm trú sẽ cấp Giấy xác nhận độc thân.

Thông thường các trường hợp xin xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân đều được thực hiện xin cấp tại uỷ ban xã nơi công dân có hộ khẩu. Nhiều trường hợp công dân đã thay đổi nơi cư trú nhiều lần (chuyển khẩu) thì có thể cần xin cấp hoặc phải xác minh tại những nơi có hộ khẩu cũ sau đó mới được cấp xác nhận độc thân tại nơi cư trú hiện tại. Bên cạnh đó, Quy định về thẩm quyền cũng được áp dụng để cấp Giấy xác nhận độc thân cho công dân nước ngoài và người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam nếu có yêu cầu.

Vui lòng xem thêm bài viết: Mẫu giấy uỷ quyền xin xác nhận độc thân

Hồ sơ xin giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài gồm những gì?

Để xin xác giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài, cá nhân xin giấy tờ này cần chuẩn bị hồ sơ như sau: 

• Tờ khai giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 15/2015/TT-BTP )
• Nếu đã ly hôn thì nộp kèm bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án về việc ly hôn
• Nếu vợ, chồng đã chết thì nộp kèm bản sao giấy chứng tử của người đó
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã cấp trước đó nếu đã hết hạn hoặc muốn xin cho mục đích khác (nếu có)
• Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Sau khi chuẩn bị các loại giấy tờ nêu trên, công dân nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý và cấp giấy xác nhận cho công dân

• Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu và sẽ cấp Giấy xác nhận cho người đó trong thời gian 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
• Nếu cần phải chứng minh tình trạng hôn nhân hoặc phải kiểm tra lại thì không quá 03 ngày kể từ ngày nhận được văn bản trả lời, xác minh, UBND cấp xã cấp Giấy xác nhận cho người yêu cầu.

Vui lòng xem thêm bài viết tại: Mẫu giấy độc thân để đăng ký kết hôn – Hướng dẫn thủ tục xin giấy xác nhận độc thân

Xin giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài mất bao lâu?

Thời gian cấp Giấy chứng nhận độc thân: 

• Trong thời gian không quá 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chứng tư pháp & hộ tịch sẽ xác minh tình trạng hôn nhân của người yêu cầu và xác nhận tình trạng độc thân nếu đủ điều kiện.
• Nếu phải xác minh thì thời hạn giải quyết sẽ không quá 23 ngày.

Bên cạnh đó, trên đây là quy định về thời gian cấp giấy xác nhận độc thân. Thực tế, để kết hôn với người nước ngoài, trong nhiều trường hợp đặc biệt là kết hôn tại nước ngoài, sẽ cần thực hiện một số thủ tục khác như:

• Xin chứng nhận lãnh sự; hợp pháp hoá lãnh sự;
• Dịch thuật theo ngôn ngữ của quốc gia nơi dự định đăng ký kết hôn
• Các thủ tục cần thiết khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền

Do đó, thời gian có thể kéo dài hơn. Vì vậy, cần cân đối về thời gian để phù hợp với lịch kết hôn tại nước ngoài, tránh phát sinh khác ảnh hưởng đến việc kết hôn. 

Vui lòng xem thêm bài viết: Nhờ người thân xin giấy xác nhận độc thân

Chi phí xin giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài?

Việc xin giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài sẽ có những vụ việc đơn giản/phức tạp tuỳ thuộc vào từng vụ việc khác nhau như:

• Cá nhân có 01 hộ khẩu, chưa từng thay đổi hộ khẩu
• Cá nhân đã từng thay đổi hộ khẩu nhiều lần
• Cá nhân bị thiếu hồ sơ giấy tờ tuỳ thân
• Cá nhân đã ly hôn nhưng mất bản án ly hôn
• Cá nhân có vợ/chồng đã chết nhưng làm mất giấy chứng tử
• Một số trường hợp phức tạp khác

Vì thế, chi phí để xin giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài sẽ phụ thuộc vào từng hồ sơ, vụ việc cụ thể. Thông thường mức phí xin giấy độc thân cho tới khi có kết quả sẽ như sau:

Bảng phí dịch vụ chi tiết đối với từng vụ việc tương ứng

STT	Nội dung công việc	Phí dịch vụ
1	Tư vấn thủ tục xin xác nhận độc thân	Miễn phí
2	Dịch vụ xin xác nhận độc thân	Liên hệ
3	Dịch vụ xin bản án ly hôn; giấy chứng tử….để xin xác nhận độc thân	Liên hệ
4	Dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự các giấy tờ khách hàng yêu cầu	Căn cứ yêu cầu cụ thể

Có thể uỷ quyền xin giấy chứng nhận độc thân khi ở nước ngoài được không?

 Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP có quy định về việc ủy quyền đăng ký hộ tịch như sau:

• Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, được ủy quyền cho người khác thực hiện thay; 
• Việc ủy quyền được lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Căn cứ theo quy định trên thì người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận độc thân được ủy quyền cho người khác thực hiện thay. Do đó, trường hợp bạn không thể trực tiếp đi làm giấy xác nhận độc thân thì bạn có thể nhờ người người khác đi làm thay nhưng phải có giấy ủy quyền. Việc uỷ quyền cần được chứng thực/không chứng thực theo đúng quy định tuỳ vào trường hợp người nhận uỷ quyền là ai.  Nếu bạn đang muốn xin giấy chứng nhận độc thân khi ở nước ngoài nhưng không có người thân tại địa phương, không thể thực hiện việc uỷ quyền chứng thực do ở xa Đại sứ quán…. Luật Nhật Thư sẽ nhận hỗ trợ giải quyết trọn gói nhanh nhất cho bạn. Mọi thắc mắc và cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ trực tiếp hotline: Luật Nhật Thư 088.6798.458 (Zalo/line/viber/messenger)

Vui lòng xem thêm bài viết

• Mẫu giấy uỷ quyền xin chứng nhận độc thân
• Có được nhờ người thân làm giấy chứng nhận độc thân

Câu hỏi phổ biến thường gặp

Lời kết

Như vậy, pháp luật hiện hành đều có quy định cụ thể để hỗ trợ công dân xin xác nhận độc thân khi đang ở nước ngoài một cách thuận tiện nhất. Tuy nhiên do việc áp dụng quy định còn chưa thống nhất nên nhiều cơ quan nhà nước thường từ chối hồ sơ này chưa đúng quy định. Vì vậy, nếu bạn đang cần tư vấn và hỗ trợ về vấn đề trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

✅ Công ty Luật Nhật Thư
📞 088.6798.458 (gọi / Messenger)
💬 Nhắn Zalo OA Luật Nhật Thư
📩 luatnhatthu@gmail.com
🏛 Biệt thự Lotus 50, Tòa nhà EuroWinDow River Park, xã Đông Anh, TP. Hà Nội