Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người Đức

Công dân Việt Nam kết hôn với người Đức nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi công dân Việt Nam cư trú, theo Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP. Thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc, trường hợp phải xác minh không quá 10 ngày làm việc. Người Đức phải nộp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn (Ehefähigkeitszeugnis) đã hợp pháp hóa lãnh sự.

Một số lưu ý về thay đổi pháp luật Cập nhật từ ngày 03/09/2026

1. Từ 01/7/2025, Nghị định 120/2025/NĐ-CP chuyển thẩm quyền đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài từ UBND cấp huyện xuống UBND cấp xã. Không còn nộp tại Phòng Tư pháp cấp huyện. Thời hạn giải quyết rút từ 15 ngày xuống 05 ngày làm việc.
2. Từ 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực tại Việt Nam. Nhưng Đức đã chính thức phản đối việc Việt Nam gia nhập ngày 20/5/2026, nên giấy tờ Việt – Đức vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ như trước, không được dùng Apostille.

Điểm chính cần nhớ

• Hồ sơ kết hôn với người Đức nộp tại UBND cấp xã nơi công dân Việt Nam cư trú (Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP), thay cho UBND cấp huyện trước ngày 01/7/2025.
• Công dân Việt Nam không còn phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho cơ quan hộ tịch Việt Nam khi đăng ký kết hôn, theo Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Công văn 481/BTP-HTQTCT ngày 04/02/2025 — nhưng vẫn phải xin giấy này để nộp cho phía Đức (nếu bên Đức có yêu cầu)
• Người Đức phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn (Ehefähigkeitszeugnis) do cơ quan hộ tịch Đức cấp, vì đây là giấy tờ thay thế Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo Điều 30 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
• Cả hai bên đều phải có Giấy xác nhận của cơ sở y tế về việc không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, làm chủ hành vi.
• Giấy tờ Việt Nam dùng tại Đức phải qua hai bước: chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, rồi hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Đức tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức tại TP. Hồ Chí Minh.
• Lệ phí hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Đức là 30 Euro/giấy tờ, áp dụng từ 01/7/2025.

Kết hôn với người Đức tại Việt Nam do cơ quan nào giải quyết?

Kết hôn với người Đức tại Việt Nam là việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài giữa công dân Việt Nam và công dân Cộng hòa Liên bang Đức, thuộc phạm vi Chương III Luật Hộ tịch 2014.

Thẩm quyền giải quyết đã thay đổi. Điều 37 Luật Hộ tịch 2014 trước đây giao việc này cho UBND cấp huyện. Từ ngày 01/7/2025, Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định:

“Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 7, Chương III của Luật Hộ tịch năm 2014.”Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP

Như vậy, toàn bộ nhiệm vụ trước đây của UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và Phòng Tư pháp trong thủ tục kết hôn có yếu tố nước ngoài đã chuyển tương ứng cho UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã và công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã.

Nội dung	Trước 01/7/2025	Từ 01/7/2025
Nơi nộp hồ sơ	Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện	Trung tâm Phục vụ hành chính công của UBND cấp xã nơi công dân Việt Nam cư trú
Người ký Giấy chứng nhận kết hôn	Chủ tịch UBND cấp huyện	Chủ tịch UBND cấp xã
Thời hạn giải quyết	15 ngày (Điều 38 Luật Hộ tịch 2014)	05 ngày làm việc; phải xác minh thì không quá 10 ngày làm việc
Căn cứ	Điều 37, Điều 38 Luật Hộ tịch 2014	Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP; Quyết định 1833/QĐ-BTP ngày 23/6/2025

Bảng đối chiếu thẩm quyền và thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn với người Đức trước và sau mốc 01/7/2025.

Nếu bạn đang đọc một hướng dẫn ghi “nộp tại Phòng Tư pháp cấp huyện” hoặc “chờ 15 ngày làm việc”, đó là hướng dẫn áp dụng hướng dẫn quy định pháp luật cũ, đã hết hiệu lực pháp luật. Quy định chung áp dụng cho mọi quốc tịch, bạn xem tại bài thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài.

Điều kiện kết hôn với người Đức theo pháp luật Việt Nam

Khi kết hôn với người Đức tại Việt Nam, mỗi bên phải tuân theo pháp luật của nước mình về điều kiện kết hôn, đồng thời công dân Đức còn phải tuân theo pháp luật Việt Nam. Điều 126 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 quy định:

“Trong việc kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài, mỗi bên phải tuân theo pháp luật của nước mình về điều kiện kết hôn; nếu việc kết hôn được tiến hành tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thì người nước ngoài còn phải tuân theo các quy định của Luật này về điều kiện kết hôn.”khoản 1 Điều 126 Luật Hôn nhân và gia đình 2014

Hiểu đơn giản: người Đức vừa phải đủ điều kiện kết hôn theo luật Đức, vừa phải đủ điều kiện theo Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình 2014. Bốn điều kiện phải thỏa mãn đồng thời:

Thứ nhất: Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên.

Thứ hai: Việc kết hôn do nam và nữ tự nguyện quyết định.

Thứ ba: Cả hai bên không bị mất năng lực hành vi dân sự.

Thứ tư: Việc kết hôn không thuộc các trường hợp bị cấm tại các điểm a, b, c và d khoản 2 Điều 5 Luật Hôn nhân và gia đình 2014, gồm kết hôn giả tạo, tảo hôn, cưỡng ép hoặc lừa dối kết hôn, người đang có vợ hoặc có chồng mà kết hôn với người khác, và kết hôn giữa những người có quan hệ huyết thống trong phạm vi luật cấm.

Lưu ý: Nhà nước Việt Nam hiện chưa thừa nhận hôn nhân giữa những người cùng giới tính, theo khoản 2 Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình 2014. Đây là điểm khác biệt lớn với pháp luật Đức, nơi hôn nhân đồng giới đã hợp pháp. Cặp đôi cùng giới không thể đăng ký kết hôn tại cơ quan hộ tịch Việt Nam.

Hồ sơ đăng ký kết hôn với người Đức gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ đăng ký kết hôn với người Đức được xác định theo Điều 30 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và bộ thủ tục hành chính công bố tại Quyết định 1833/QĐ-BTP. Hai bên nộp chung một Tờ khai đăng ký kết hôn.

Giấy tờ chung của cả hai bên

• Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu, có chữ ký của cả hai bên, dán ảnh 4×6 của hai người.
• Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền, cấp chưa quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, xác nhận người đó không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ được hành vi của mình. Cả hai bên đều phải có giấy này.

Về giấy khám sức khỏe, nội dung phải nêu rõ đủ hai ý:

• Không mắc bệnh tâm thần và
• Đủ khả năng nhận thức, làm chủ hành vi.

Nhiều giấy khám sức khỏe tổng quát thông thường không có kết luận này nên bị trả lại. Chi tiết về nơi khám và mẫu kết luận, bạn xem thêm bài Khám sức khoẻ kết hôn với người nước ngoài ở đâu.

Giấy tờ của công dân Việt Nam

• Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng (xuất trình bản chính).
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú.
• Bản án hoặc quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật, nếu đã từng kết hôn và ly hôn.
• Giấy chứng tử của vợ hoặc chồng, nếu vợ hoặc chồng trước đã chết.

Có một thay đổi mà rất nhiều bài hướng dẫn chưa cập nhật. Nghị định 07/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 09/01/2025) và Công văn 481/BTP-HTQTCT ngày 04/02/2025 của Bộ Tư pháp yêu cầu cơ quan đăng ký hộ tịch không yêu cầu nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Trích lục ghi chú ly hôn đối với công dân Việt Nam khi tiếp nhận yêu cầu đăng ký kết hôn. Thay vào đó, cơ quan hộ tịch tra cứu tình trạng hôn nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh. Trường hợp không tra cứu được do chưa có dữ liệu, cơ quan hộ tịch gửi yêu cầu xác minh và UBND cấp xã nơi nhận đề nghị phải trả lời trong 03 ngày làm việc.

Như vậy, công dân Việt Nam vẫn phải xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, nhưng không phải để nộp cho cơ quan hộ tịch Việt Nam — mà để gửi sang Đức làm thủ tục xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn cho bạn trai/bạn gái người Đức (nếu được yêu cầu). Hai mục đích sử dụng khác nhau, và đây là chỗ nhiều người nhầm. Hồ sơ và trình tự xin giấy này, bạn xem tại bài Xin giấy độc thân để kết hôn với người nước ngoài.

Giấy tờ của công dân Đức

• Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn (Ehefähigkeitszeugnis) do cơ quan có thẩm quyền của Đức cấp, xác nhận người đó đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật Đức.
• Bản sao hộ chiếu Đức còn giá trị sử dụng.
• Giấy xác nhận cư trú tại Đức.
• Bản sao thẻ tạm trú tại Việt Nam, nếu có.
• Bản án hoặc quyết định ly hôn đầy đủ, nếu đã từng kết hôn và ly hôn.
• Giấy chứng tử của vợ hoặc chồng, nếu vợ hoặc chồng trước đã chết.

Toàn bộ giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Đức cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, công chứng bản dịch theo pháp luật Việt Nam.

Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn của Đức xin ở đâu?

Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn (Ehefähigkeitszeugnis) do cơ quan hộ tịch tại Đức cấp, không phải do Đại sứ quán Đức tại Việt Nam cấp. Đây là giấy tờ thay thế Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong trường hợp pháp luật nước ngoài không cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo mẫu quen thuộc, đúng như Điều 30 Nghị định 123/2015/NĐ-CP dự liệu.

Để cơ quan hộ tịch Đức xét cấp giấy này, công dân Đức thường phải nộp kèm giấy tờ nhân thân của người vợ hoặc chồng tương lai là công dân Việt Nam. Bộ giấy tờ phía Việt Nam thường được yêu cầu gồm:

1. Giấy khai sinh của công dân Việt Nam.
2. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân Việt Nam.
3. Giấy chứng nhận kết hôn và bản án hoặc quyết định ly hôn đầy đủ, nếu công dân Việt Nam đã từng kết hôn và ly hôn.
4. Giấy chứng tử, nếu vợ hoặc chồng trước của công dân Việt Nam đã chết.

Toàn bộ giấy tờ này phải được dịch sang tiếng Đức và hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự trước khi gửi sang Đức.

Lưu ý về Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân gửi sang Đức. Theo hướng dẫn công bố trên trang thông tin của cơ quan đại diện Đức tại Việt Nam, giấy này phải khẳng định tình trạng độc thân của đương sự vào thời điểm cấp giấy hoặc thời điểm xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp đã ly hôn hoặc góa, giấy phải xác nhận tình trạng độc thân liên tục từ ngày ly hôn hoặc ngày vợ/chồng mất cho đến ngày cấp. Giấy có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp. Nếu đương sự từng đăng ký thường trú ở nhiều nơi, UBND nơi thường trú hiện tại vẫn có thể cấp một giấy xác nhận duy nhất cho toàn bộ khoảng thời gian, sau khi xác minh với các địa phương cũ.

Đây là chi tiết khiến nhiều hồ sơ phải làm lại từ đầu: giấy được cấp đúng mẫu, nhưng chỉ xác nhận cho một khoảng thời gian ngắn, không phủ hết giai đoạn từ ngày ly hôn tới ngày cấp, và cơ quan hộ tịch Đức trả lại.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt – Đức: vì sao Apostille chưa áp dụng?

Việt Nam đã gia nhập Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille), nộp văn kiện gia nhập ngày 31/12/2025, và Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Chính phủ đã ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành, có hiệu lực cùng ngày.

Tuy nhiên, cơ chế Apostille không áp dụng cho quan hệ Việt Nam – Đức. Theo khoản 2 Điều 12 Công ước, việc gia nhập chỉ có hiệu lực với các quốc gia thành viên không phản đối trong thời hạn 06 tháng. Theo sổ đăng ký thông báo của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế, Cộng hòa Liên bang Đức đã nộp phản đối việc Việt Nam gia nhập vào ngày 20/5/2026. Áo và Cộng hòa Séc cũng phản đối, lần lượt ngày 19/6/2026 và 02/7/2026.

Quốc gia	Trạng thái với Việt Nam từ 11/9/2026	Hệ quả cho hồ sơ kết hôn
Đức	Đã phản đối ngày 20/5/2026	Vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ. Không dùng được tem Apostille
Áo, Séc	Đã phản đối	Vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự
Các nước thành viên còn lại	Công ước có hiệu lực	Chỉ cần tem Apostille của nước cấp giấy tờ

Bảng trạng thái áp dụng Công ước Apostille giữa Việt Nam và một số quốc gia châu Âu, tính đến ngày 03/9/2026.

Theo quan điểm của Luật Nhật Thư, đây là điểm cần đặc biệt lưu ý trong vài tháng tới. Từ ngày 11/9/2026 sẽ có rất nhiều hướng dẫn nói rằng “giấy tờ nước ngoài không còn phải hợp pháp hóa lãnh sự”. Câu đó đúng với phần lớn quốc gia nhưng sai với Đức. Nếu bạn làm theo, hồ sơ sẽ bị trả lại. Trước khi làm hồ sơ, nên kiểm tra lại bảng trạng thái trên trang của Hội nghị La Hay, vì phản đối có thể được rút bất cứ lúc nào — Đức từng rút phản đối với Moldova ngày 17/7/2026 và với Azerbaijan ngày 16/3/2026.

Giấy tờ Việt Nam dùng tại Đức – quy trình 02 bước

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp muốn sử dụng hợp lệ tại Đức cần thực hiện quy trình sau:

Bước 1 — Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nộp bản chính hoặc bản sao, trích lục từ sổ đăng ký hộ tịch (không nhận bản copy công chứng) tại một trong hai nơi:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, số 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Bước 2 — Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Đức. Sau khi có dấu chứng nhận lãnh sự, nộp giấy tờ kèm bản dịch tiếng Đức tại Đại sứ quán Đức tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức tại TP. Hồ Chí Minh. Bạn có thể tự nộp hoặc ủy quyền cho người khác nộp.

Ba thông tin thực tế cần biết ở bước 2:

• Lệ phí 30 Euro cho mỗi giấy tờ, áp dụng từ ngày 01/7/2025, thanh toán bằng tiền đồng theo tỷ giá tại thời điểm nộp.
• Thời gian xử lý khoảng 01 tuần, giấy tờ được trả qua bưu điện và người nhận trả phí chuyển phát.
• Tại Đại sứ quán Đức ở Hà Nội phải đặt hẹn trước. Tại Tổng Lãnh sự quán ở TP. Hồ Chí Minh có thể nộp không cần hẹn vào sáng thứ Hai, thứ Ba và thứ Năm, khung 08:30–09:30.

Cơ quan đại diện Đức chỉ hợp pháp hóa một số loại giấy tờ hộ tịch nhất định, gồm giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, trích lục đăng ký nhận cha mẹ con, giấy xác nhận thông tin về cư trú, quyết định ly hôn hoặc bản án ly hôn của tòa án, và phiếu lý lịch tư pháp. Các loại giấy tờ khác sẽ không được hợp pháp hóa.

Một chi tiết dễ hỏng hồ sơ: với bản án hoặc quyết định ly hôn, phải nộp bản án, quyết định đầy đủ, không nộp bản trích lục. Rất nhiều người mang trích lục ghi chú ly hôn đi hợp pháp hóa và bị từ chối ngay tại quầy.

Nộp ở Hà Nội hay TP. Hồ Chí Minh?

Việc hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp để sử dụng tại Đức không phải chọn theo nơi bạn đang ở, mà theo tỉnh, thành đã cấp giấy tờ.

Cơ quan tiếp nhận	Hợp pháp hóa giấy tờ cấp tại
Đại sứ quán Đức tại Hà Nội	Bắc Ninh, Cao Bằng, Điện Biên, Hà Nội, Hà Tĩnh, Hải Phòng, TP. Huế, Hưng Yên, Lai Châu, Lạng Sơn, Lào Cai, Nghệ An, Ninh Bình, Phú Thọ, Quảng Ninh, Quảng Trị, Sơn La, Thái Nguyên, Thanh Hóa, Tuyên Quang
Tổng Lãnh sự quán Đức tại TP. Hồ Chí Minh	An Giang, Cà Mau, Cần Thơ, Đà Nẵng, Đắk Lắk, Đồng Nai, Đồng Tháp, Gia Lai, TP. Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Lâm Đồng, Quảng Ngãi, Tây Ninh, Vĩnh Long

Phân vùng tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan đại diện Đức tại Việt Nam, theo tên đơn vị hành chính cấp tỉnh sau sáp nhập năm 2025.

Giấy tờ Đức dùng tại Việt Nam

Chiều ngược lại đi qua cơ quan đại diện Việt Nam. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Đức cấp phải được chứng nhận theo quy định của Đức, sau đó hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Đức, rồi dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch tại Việt Nam. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hiện thực hiện theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP.

Lưu ý về thẩm tra giấy tờ. Khi có nghi ngờ về tính xác thực, cơ quan chức năng Đức có quyền yêu cầu thẩm tra giấy tờ. Cá nhân không thể tự đề nghị thẩm tra. Thủ tục này có thể kéo dài nhiều tháng, và đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến kế hoạch cưới bị lùi. Rủi ro cao nhất rơi vào giấy khai sinh có ghi chú “đăng ký lại” hoặc “đăng ký quá hạn” — tức năm đăng ký lệch xa năm sinh.

Bạn đang mắc ở khâu nào? Trong hồ sơ kết hôn Việt – Đức, phần khó nhất gần như không bao giờ là tờ khai, mà là Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sai khoảng thời gian, bản án ly hôn nộp nhầm bản trích lục, hoặc giấy khám sức khỏe thiếu kết luận về năng lực hành vi. Luật Nhật Thư rà toàn bộ bộ giấy tờ trước khi bạn đi hợp pháp hóa, để không mất thêm thời gian chờ đợi. Xem dịch vụ đăng ký kết hôn với người nước ngoài trọn gói hoặc gọi 088.6798.458.

Quy trình 05 bước đăng ký kết hôn với người Đức tại Việt Nam

Bước 1 – Chuẩn bị giấy tờ phía Việt Nam và gửi sang Đức. Công dân Việt Nam xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại UBND cấp xã nơi thường trú, dịch sang tiếng Đức, chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, rồi hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Đức. Gửi bộ giấy tờ này sang Đức.

Bước 2 – Công dân Đức xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn. Công dân Đức nộp hồ sơ tại cơ quan hộ tịch có thẩm quyền ở Đức, kèm giấy tờ của công dân Việt Nam đã hợp pháp hóa. Sau khi được cấp, Ehefähigkeitszeugnis phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt để dùng tại Việt Nam.

Bước 3 – Nộp hồ sơ đăng ký kết hôn. Hai bên nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của UBND cấp xã nơi công dân Việt Nam cư trú, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hay Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Nộp lệ phí đăng ký kết hôn theo mức do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định. Lệ phí này do từng địa phương ấn định nên bạn cần tra nghị quyết của HĐND tỉnh, thành phố nơi nộp hồ sơ.

Bước 4 – Cơ quan hộ tịch thẩm tra và Chủ tịch UBND cấp xã ký. Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của giấy tờ và điều kiện kết hôn của hai bên, xác minh nếu thấy cần thiết. Thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì không quá 10 ngày làm việc. Nếu thấy cần thiết, công chức tư pháp – hộ tịch có thể làm việc trực tiếp với hai bên để làm rõ nhân thân, sự tự nguyện và mục đích kết hôn.

Bước 5 – Trao Giấy chứng nhận kết hôn. Hai bên nam, nữ phải cùng có mặt. Công chức tư pháp – hộ tịch hỏi ý kiến hai bên, ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch và cùng hai bên ký tên. Hai bên ký vào Giấy chứng nhận kết hôn. Quan hệ hôn nhân có giá trị kể từ ngày việc kết hôn được ghi vào sổ và Giấy chứng nhận kết hôn được trao cho các bên.

Không thể ủy quyền cho người khác hoặc cho luật sư ký thay ở bước này. Đây là bước xác lập quan hệ hôn nhân, pháp luật đòi hỏi sự có mặt trực tiếp của cả hai.

Nếu một bên không thể có mặt: hai bên làm đề nghị bằng văn bản, công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo lãnh đạo UBND cấp xã gia hạn thời gian trao Giấy chứng nhận kết hôn, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày ký. Hết 60 ngày mà không đến nhận, Giấy chứng nhận kết hôn đã ký sẽ bị hủy và hai bên phải làm lại thủ tục từ đầu.

Kinh nghiệm để hồ sơ kết hôn với người Đức không bị trả lại

Hồ sơ kết hôn Việt – Đức hiếm khi bị từ chối vì hai bên không đủ điều kiện kết hôn. Phần lớn hồ sơ bị chậm vì một giấy tờ sai hình thức, và mỗi lần sai là mất thêm một vòng dịch thuật, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa.

Nên	Không nên
✅ Kiểm tra Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có xác nhận đủ khoảng thời gian từ ngày ly hôn đến ngày cấp	❌ Chỉ nhìn ngày cấp còn hạn 06 tháng rồi yên tâm
✅ Nộp bản án, quyết định ly hôn đầy đủ khi đi hợp pháp hóa	❌ Mang trích lục ghi chú ly hôn đi hợp pháp hóa
✅ Đọc kỹ kết luận trên giấy khám sức khỏe, phải có đủ hai ý về bệnh tâm thần và năng lực nhận thức	❌ Dùng giấy khám sức khỏe tổng quát xin việc
✅ Đối chiếu họ tên, ngày sinh, số giấy tờ trên tất cả các bản dịch cho khớp tuyệt đối	❌ Để bản dịch tiếng Đức và tiếng Việt phiên âm tên khác nhau
✅ Kiểm tra trạng thái Apostille giữa Việt Nam và Đức ngay trước khi làm hồ sơ	❌ Tin rằng từ 11/9/2026 giấy tờ Đức không cần hợp pháp hóa nữa
✅ Đặt hẹn trước tại Đại sứ quán Đức ở Hà Nội	❌ Đến nộp không hẹn rồi phải quay về

Bảng đối chiếu các thao tác nên và không nên khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký kết hôn với người Đức.

Thực tế, khoảng thời gian dài nhất trong toàn bộ quá trình không nằm ở 05 ngày làm việc mà cơ quan hộ tịch giải quyết. Nó nằm ở chuỗi dịch thuật – chứng nhận lãnh sự – hợp pháp hóa – gửi sang Đức – chờ cấp Ehefähigkeitszeugnis – hợp pháp hóa chiều ngược lại. Vì vậy, đừng đặt vé máy bay hay ấn định ngày cưới dựa trên thời hạn 05 ngày làm việc.

Nếu UBND cấp xã từ chối đăng ký kết hôn, cơ quan hộ tịch phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do cho hai bên nam, nữ. Bạn có quyền yêu cầu văn bản này. Có văn bản nêu lý do thì mới biết chính xác phải bổ sung gì, hoặc mới có căn cứ để khiếu nại nếu cho rằng việc từ chối không đúng.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký kết hôn với người Đức

Lời kết

Như vậy, thủ tục đăng ký kết hôn với người Đức năm 2026 đã khác hẳn các hướng dẫn viết trước tháng 7/2025 ở hai điểm cốt lõi: hồ sơ nộp tại UBND cấp xã chứ không phải cấp huyện, và thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc chứ không phải 15 ngày. Bên cạnh đó, việc Đức phản đối Việt Nam gia nhập Công ước Apostille khiến toàn bộ giấy tờ Việt – Đức vẫn phải đi qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự hai bước như trước.

Phần lớn hồ sơ chậm không phải vì hai bên thiếu điều kiện kết hôn, mà vì một giấy tờ sai hình thức phải làm lại cả vòng dịch thuật và hợp pháp hóa. Nếu bạn đang không chắc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của mình có xác nhận đúng khoảng thời gian hay chưa, hoặc chưa rõ nên nộp bản án ly hôn dạng nào khi đi hợp pháp hóa, hãy để Luật Nhật Thư rà soát hồ sơ trước khi nộp theo thông tin liên hệ dưới đây.

✅ Công ty TNHH Tư vấn Đầu tư Luật Nhật Thư (LNT.INCO)
📞 088.6798.458 (gọi / Messenger)
💬 Nhắn Zalo OA Luật Nhật Thư
📩 luatnhatthu@gmail.com
🏛 Biệt thự Lotus 50, Tòa nhà EuroWinDow River Park, xã Đông Anh, TP. Hà Nội