Mất giấy chứng sinh: cách xin cấp lại và cách làm khai sinh khi không có

Điểm chính cần lưu ý:

• Giấy chứng sinh do cơ sở y tế nơi sinh cấp, không phải UBND. Mất giấy thì quay lại chính bệnh viện, trạm y tế đó xin cấp lại.
• Mất giấy chứng sinh không có nghĩa là không làm được khai sinh. Điều 16 Nghị định 123/2015/NĐ-CP cho phép thay bằng văn bản của người làm chứng, hoặc giấy cam đoan về việc sinh nếu không có người làm chứng.
• Ba trường hợp không xin lại được: cơ sở y tế đã giải thể hoặc sáp nhập, sổ lưu đã hết thời hạn bảo quản, hoặc sinh tại nhà không có cơ sở y tế nào cấp.
• Luật Nhật Thư không làm giấy chứng sinh. Chúng tôi hỗ trợ xin cấp lại từ cơ sở y tế, hoặc làm khai sinh theo đường văn bản cam đoan — hai cách đều hợp pháp.

Những điều cần biết khi mất giấy chứng sinh

Khi bị mất giấy chứng sinh của trẻ, cha mẹ thường có nhiều câu hỏi thắc mắc như sau:

1. Mất giấy chứng sinh có làm lại được không? : Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 22/2025 quy định về cấp và sử dụng giấy chứng sinh thì giấy chứng sinh bị mất, rách nát sẽ được cấp lại.
2. Xin cấp lại giấy chứng sinh ở đâu?: Điểm a, khoản 3, Điều 4 Thông tư 22/2025: Cơ sở y tế đã cấp Giấy chứng sinh lần đầu sẽ có thẩm quyền cấp lại giấy chứng sinh.
3. Sinh con ở nhà có làm khai sinh cho con được không? Theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật hộ tịch 2014. Khi đăng ký khai sinh cho con cần giấy chứng sinh, nếu không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản xác nhận của người làm chứng về việc sinh, nếu không có người làm chứng thì lập cam đoan về việc sinh.
4. Giấy chứng sinh bị cấp sai thông tin, nhầm số căn cước có sửa được không? Có. Bạn có quyền cấp lại giấy chứng sinh khi bị nhầm lẫn thông tin theo Điều 4 Thông tư 22/2025.

Giấy chứng sinh là gì?

Giấy chứng sinh là văn bản do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi trẻ được sinh ra cấp để xác nhận việc sinh. Đây là một trong những giấy tờ quan trọng để thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ theo quy định của pháp luật.

Trên giấy chứng sinh thường thể hiện các thông tin cơ bản như thời gian sinh, nơi sinh, giới tính của trẻ, thông tin của người mẹ và các nội dung cần thiết khác theo mẫu do Bộ Y tế ban hành. Sau khi trẻ được đăng ký khai sinh, giấy chứng sinh hoàn thành vai trò chứng minh việc sinh và thường không còn được sử dụng trong các thủ tục hộ tịch tiếp theo.

💡 Lưu ý

• Nhiều người cho rằng mất giấy chứng sinh đồng nghĩa với việc không thể đăng ký khai sinh cho con. Thực tế, pháp luật đã có cơ chế cấp lại trong một số trường hợp. Điều quan trọng là xác định đúng cơ quan có thẩm quyền và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
• Giấy chứng sinh không thay thế Giấy khai sinh và cũng không có giá trị thay thế các giấy tờ hộ tịch khác.

Khi nào được cấp lại Giấy chứng sinh?

Không phải mọi trường hợp đều phải xin cấp lại giấy chứng sinh. Theo quy định tại điều 4 Thông tư 22/2025 của Bộ y tế, giấy chứng sinh được cấp lại chủ yếu trong các trường hợp sau:

• Giấy chứng sinh bị mất, thất lạc.
• Giấy chứng sinh bị rách, nát hoặc hư hỏng không còn giá trị sử dụng.
• Giấy chứng sinh đã cấp nhưng có sai sót về thông tin cần được điều chỉnh.

Đối với trường hợp giấy chứng sinh bị ghi sai thông tin, cơ sở y tế sẽ xem xét hồ sơ, thu hồi giấy đã cấp trước đó và thực hiện cấp lại theo quy định.

Trong khi đó, nếu giấy chứng sinh bị mất hoặc hư hỏng, cha mẹ hoặc người thân thích của trẻ có thể đề nghị cấp lại để tiếp tục thực hiện các thủ tục hộ tịch như đăng ký khai sinh.

Lưu ý: Không phải mọi trường hợp mất giấy chứng sinh đều phải xin xác nhận tại UBND cấp xã.

Vui lòng xem thêm bài viết: Dịch vụ làm giấy khai sinh cho con 

Thẩm quyền cấp lại giấy chứng sinh

Nếu giấy chứng sinh bị mất, rách, nát hoặc có sai sót về thông tin, bạn không nộp hồ sơ tại UBND cấp xã/phường, mà phải liên hệ chính cơ sở y tế đã cấp giấy chứng sinh lần đầu để đề nghị cấp lại.

Theo quy định hiện hành Thẩm quyền cấp lại giấy chứng sinh được quy định tại Điều 2, Điều 3 Thông tư 22/2025/TT-BYT. Thẩm quyền cấp và cấp lại giấy chứng sinh thuộc về cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi trẻ được sinh ra, bao gồm:

• Bệnh viện đa khoa có khoa sản.
• Bệnh viện chuyên khoa phụ sản hoặc sản – nhi.
• Nhà hộ sinh.
• Trạm Y tế cấp xã có thực hiện đỡ đẻ.
• Các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hợp pháp khác được phép cung cấp dịch vụ đỡ đẻ.

Nói cách khác, giấy chứng sinh được cấp ở đâu thì việc cấp lại cũng được thực hiện tại chính cơ sở đó. Nếu bệnh viện đã đổi tên, sáp nhập hoặc tổ chức lại, bạn nên liên hệ trước để được hướng dẫn nơi tiếp nhận hồ sơ.

Vui lòng xem thêm bài viết: Khai sinh cho con có bố là người nước ngoài

Hồ sơ xin cấp lại giấy chứng sinh cần những gì?

Tùy từng lý do xin cấp lại, thành phần hồ sơ sẽ có một số điểm khác nhau. Tuy nhiên, thông thường bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• ✅ Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh theo mẫu.
• ✅ Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.
• ✅ Giấy tờ chứng minh nội dung cần điều chỉnh (nếu giấy chứng sinh bị sai thông tin).
• ✅ Xác nhận của Tổ trưởng tổ dân phố hoặc Trưởng thôn (đối với trường hợp mất giấy chứng sinh theo quy định).
• ✅ Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ sở y tế (nếu có).

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ và rút ngắn thời gian giải quyết.

Thủ tục cấp lại giấy chứng sinh

Theo Điều 4 Thông tư 22/2025/TT-BYT quy định thủ tục cấp lại Giấy chứng sinh như sau:

Trường hợp 1: Giấy chứng sinh bị nhầm lẫn thông tin

Trong trường hợp giấy chứng sinh bị nhầm lẫn thông tin thì bố, mẹ hoặc người thân thích của trẻ phải:

• Làm Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh theo mẫu quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 22/2025/TT-BYT
• Giấy tờ chứng minh nội dung nhầm lẫn gửi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi đã cấp Giấy chứng sinh cho trẻ lần đầu.

Lưu ý: Giấy tờ chứng minh nội dung nhầm lẫn:

• Đối với trường hợp nhầm lẫn về họ tên mẹ hoặc người nuôi dưỡng, năm sinh, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, số chứng minh nhân dân, dân tộc thì gửi kèm bản chụp thẻ căn cước và mang theo bản chính để đối chiếu;
• Đối với trường hợp nhầm lẫn về nơi đăng ký tạm trú thì kèm theo xác nhận của Công an khu vực về nơi đăng ký tạm trú.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ hợp lệ, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trách nhiệm thu hồi Giấy chứng sinh có nhầm lẫn để hủy, đơn và giấy tờ chứng minh được lưu cùng với bản lưu cũ tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.

Giấy chứng sinh được cấp lại phải ghi rõ số, quyển số của Giấy chứng sinh cũ và đóng dấu “Cấp lại”. Trong trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh không quá 03 ngày làm việc.

Để được cung cấp dịch vụ làm lại giấy chứng sinh do giấy chứng sinh bị nhầm lẫn thông tin, vui lòng liên hệ hotline Luật Nhật Thư 088.6798.458 (Zalo/line/viber/messenger) 

Trường hợp 2: Mất, rách, nát Giấy chứng sinh

Trong trường hợp giấy chứng sinh bị mất, rách, nát thì bố, mẹ hoặc người thân thích của trẻ phải làm Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh theo mẫu tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 22/2025/TT-BYT có xác nhận của Tổ trưởng Tổ dân phố hoặc trưởng thôn về việc sinh và đang sinh sống tại địa bàn khu dân cư gửi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi đã cấp Giấy chứng sinh cho trẻ lần đầu.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trách nhiệm cấp lại Giấy chứng sinh mới như trường hợp cấp Giấy chứng sinh có nhầm lẫn.

Trong trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh không được quá 03 ngày làm việc.

PHỤ LỤC III

MẪU TỜ KHAI ĐỀ NGHỊ CẤP LẠI GIẤY CHỨNG SINH
(Ban hành kèm theo Thông tư số 22/2025/TT-BYT ngày 18 tháng 6 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
—————

TỜ KHAI

Đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh

Kính gửi: ………………………………… ⁽¹⁾ ……………………………………….

Họ, chữ đệm, tên khai sinh của người đề nghị: ………………………………………..…..…. 

Số ĐDCN/Hộ chiếu: ………………………………………..…………………………………………. 

Nơi cư trú:………………………………………………………………….………………………… 

Quan hệ với trẻ được đề nghị cấp Giấy chứng sinh: …………………..……………………… 

Số điện thoại liên hệ: …………………………………………………………………………… 

Đề nghị ……………………………………..….. cấp lại Giấy chứng sinh cho trẻ dưới đây: 

Họ, chữ đệm, tên trẻ: …………………………………………………………………………… 

Tên dự kiến lúc sinh là (Nếu có): …………………………………….……………………….. 

Họ, chữ đệm, tên khai sinh của mẹ:……………….………….…….……………………….. 

Ngày, tháng, năm sinh: ……..………………..……………… Dân tộc: …….…….………… 

Số ĐDCN/Hộ chiếu: …………………………………………..…………………………………… 

Nơi cư trú:…………… …………………………..……………….……………………………… 

Đã được cơ quan cấp Giấy chứng sinh: ngày ……..… tháng ……… năm …………… 

Đề nghị cơ quan cấp lại Giấy chứng sinh cho trẻ vì:

1- Mất/thất lạc             □

2- Rách nát                 □ 

3- Nhầm lẫn thông tin □               (Ghi cụ thể): ……..……………………………………….

4- Khác □ (Ghi cụ thể : ……..……………………..……………………………………………

Tôi xin cam đoan các thông tin kê khai như trên là hoàn toàn đúng.

..……… ⁽²⁾ ..……, ngày……….tháng………… năm ………
Người đề nghị
(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

Chú thích : 

(1) Ghi tên cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi đã cấp Giấy chứng sinh cho trẻ;

(2) Ghi địa danh hành chính xã/phường nơi người đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh cư trú

Trình tự thủ tục xin cấp lại giấy chứng sinh

 

---

Thời gian giải quyết cấp lại giấy chứng sinh

Theo quy định tại điểm b, khoản 3, Điều 4 Thông tư 22/2025/TT-BYT thì thời gian cấp lại Giấy chứng sinh là trong thời gian 03 ngày làm việc.

Thời gian thực tế có thể thay đổi tùy vào từng cơ sở y tế và tình trạng lưu trữ hồ sơ sinh.

---

Những sai lầm thường gặp khi xin cấp lại giấy chứng sinh

Trong quá trình hỗ trợ khách hàng, Luật Nhật Thư nhận thấy nhiều trường hợp bị kéo dài thời gian giải quyết do những nguyên nhân như:

• Đến UBND cấp xã để xin cấp lại giấy chứng sinh chứ không làm việc với bệnh viện nơi đã sinh con trước đây.
• Không xác định đúng cơ sở y tế đã cấp giấy chứng sinh lần đầu;
• Chuẩn bị thiếu đơn đề nghị hoặc giấy tờ theo yêu cầu;
• Chỉ phát hiện mất giấy chứng sinh khi chuẩn bị đăng ký khai sinh, khiến hồ sơ bị gián đoạn;
• Không liên hệ bệnh viện ngay sau khi phát hiện mất giấy chứng sinh mà chờ đến khi đăng ký khai sinh.

Nếu kiểm tra hồ sơ trước khi nộp, bạn có thể hạn chế được việc kéo dài thời gian xử lý.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ làm lại giấy chứng sinh?

Thủ tục cấp lại giấy chứng sinh không quá phức tạp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc tự thực hiện có thể mất nhiều thời gian do phải xác minh hồ sơ, bổ sung giấy tờ hoặc làm việc với nhiều cơ quan khác nhau.

Bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Không còn lưu giữ các giấy tờ liên quan đến việc sinh của trẻ.
• Không có thời gian trực tiếp làm việc với bệnh viện hoặc cơ sở y tế.
• Hồ sơ có yếu tố nước ngoài hoặc cần sử dụng giấy tờ do nước ngoài cấp.
• Giấy chứng sinh bị sai thông tin và cần điều chỉnh để thống nhất với các giấy tờ khác.
• Đã nhiều lần bổ sung hồ sơ nhưng vẫn chưa được giải quyết hoặc chưa biết nguyên nhân.

Nếu bạn chưa chắc hồ sơ của mình có đủ điều kiện xin cấp lại giấy chứng sinh hoặc không biết bắt đầu từ đâu, Luật Nhật Thư có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ và tư vấn phương án phù hợp trước khi bạn thực hiện thủ tục.

---

Dịch vụ cấp lại giấy chứng sinh hỗ trợ những công việc gì?

Khi sử dụng dịch vụ làm lại giấy chứng sinh, Luật Nhật Thư sẽ đồng hành cùng khách hàng từ khâu tư vấn đến khi hoàn tất hồ sơ.

Phạm vi hỗ trợ bao gồm:

• Tư vấn điều kiện và quy trình cấp lại giấy chứng sinh theo từng trường hợp.
• Kiểm tra hồ sơ, xác định giấy tờ cần bổ sung trước khi nộp.
• Hướng dẫn soạn thảo đơn đề nghị và các biểu mẫu liên quan.
• Tư vấn về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật hoặc chứng thực giấy tờ do nước ngoài cấp (nếu có).
• Hỗ trợ xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục.

Mỗi hồ sơ sẽ được xem xét trên cơ sở tình trạng thực tế, từ đó đưa ra phương án phù hợp nhằm giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

Xem thêm: Thủ tục khai sinh cho con khi không có giấy chứng sinh · Dịch vụ làm giấy khai sinh cho con

Về chúng tôi

Nếu giấy chứng sinh của con bị mất, rách, nát hoặc có sai sót về thông tin, bạn nên thực hiện thủ tục cấp lại trước khi đăng ký khai sinh để tránh làm chậm quá trình giải quyết hồ sơ. Luật Nhật Thư hỗ trợ tư vấn và thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng sinh trên toàn quốc. Sau khi tiếp nhận thông tin, chúng tôi sẽ đánh giá tình trạng hồ sơ, hướng dẫn phương án phù hợp và thông báo rõ về quy trình, thời gian cũng như chi phí thực hiện.

✅ Công ty Luật Nhật Thư
📞 088.6798.458 (gọi / Messenger)
💬 Nhắn Zalo OA Luật Nhật Thư
📩 luatnhatthu@gmail.com
🏛 Biệt thự Lotus 50, Tòa nhà EuroWinDow River Park, xã Đông Anh, TP. Hà Nội